Sentralt i dette innlegget er en video (litt nede på siden), men du bør også lese teksten for å få riktig kontekst.

«Mind as water» – har du det? For meg betyr det å ikke være stresset hele tiden for hva jeg burde ha gjort, og ikke bruke tid på å hele tiden tenke ut hva jeg skal gjøre. Akkurat nå vet jeg nøyaktig hva jeg skal gjøre i morgen og i uken som kommer. Jeg vet at alt jeg skal gjøre fremover kommer jeg til å gjøre til riktig tid, og jeg stoler på at om jeg kommer på noe nytt, så kan jeg plassere det på riktig sted i listen av det jeg skal gjøre. Jeg opplever rett og slett stadig oftere en slik følelse av «Mind as water». Det er utrolig kjekt, og av-stressende. Det skyldes først og fremst at jeg har en gjøremålsliste som jeg bruker på en god måte. Jeg har ikke lært meg dette selv, men jeg har lært av å lese hvordan en rekke andre mennesker tenker og forvalter sine gjøremål, og prøvd og feilet en del i ca 3-4 års tid. Nå er systemet på plass, og i stedet for at du må lese og prøve/feile like mye, så kan du (hvis du vil) bli inspirert av dette og andre innlegg i denne tipsserien om effektivitet.

I forrige innlegg så vi overordnet på en metodikk for effektivt arbeid kalt GTD (getting things done). For å lykkes med GTD – eller andre tilsvarende metodikker – er det både nødvendig å organisere alt du har å gjøre i ulike lister/prosjekter og jevnlig se på disse for å prioritere hva du skal gjøre. Det går an å bruke penn og papir, men du som leser dette vil trolig ha nytte av en digital gjøremålsliste. Og ikke bare det – du vil trolig ønske et program (app) for å håndtere gjøremål. Et såkalt todo-program eller gjøremålsprogram.

Etter min mening er det mest sentrale i GTD(aktige metoder) – i hvertfall i starten – å håndtere innboksen på en ordentlig måte. Fordi innboksen er stedet hvor du legger inn ting som du skal gjøre noe med før du får organisert det. Få først sving på en effektiv arbeidsflyt rundt innboksen din, så kan du senere fokusere på mer avanserte GTD-konsepter. Med innboks menes for øvrig ikke e-post-innboksen, men innboksen for dine gjøremål.

I stedet for å skrive et laaaaaaaangt innlegg med tekst, har jeg laget en video (se nedenfor) som demonstrerer hvordan jeg i praksis jobber med mine digitale gjøremål. Jeg bruker Mac, men det er prinsippene i videoen som er viktig. Detaljene i programmet jeg viser finner du trolig i en rekke andre, tilsvarende programmer for andre operativsystemer. Så jeg mener at alle kan se videoen og ha utbytte av den. 10 minutter lang fordi i stedet for å lage en kort-versjon ville jeg gå litt mer i dybden og sikre at ulike konsepter fanges opp.

Det går selvsagt an å bruke slike gjøremålslisteprogrammer uten å ha noe forhold til GTD-metoden. Om du bare har behov for en mer avansert håndtering av gjøremålslister enn det å skrive dem ned på et ark, så duger de fleste programmer til det. Det er derimot ikke slik at de fleste programmer duger til GTD. Noen sier at OmniFocus er et av de beste for de som skal jobbe hardcore etter GTD, fordi OmniFocus er utviklet spesielt med tanke på GTD-metoden. Det er likevel laget så generelt at det passer andre metoder eller egne arbeidsflyter. Hvorvidt OmniFocus er best, vil jeg ikke ta stilling til det da jeg ikke har prøvd så mange GTD-programmer. Selv om programmer som OmniFocus har en viss læringsterskel, så er det utrolig effektivt i bruk når en har lært seg dets finurligheter.

Til slutt en liten notis: Noen bruker e-postprogrammet som innboks for gjøremål. Det er greit, men ikke optimalt. Jeg har gjort det i mange år, men er glad jeg endelig er ute av den måten å jobbe på. Noen bruker kalenderprogrammet til å håndtere gjøremål. Det har jeg også gjort (i flere år), men du verden hvor lite effektivt det er om en har en viss mengde gjøremål i sekken. En kalender bør brukes til avtaler og tidsfestet aktivitet, ikke til gjøremål.

Håper budskapet i videoen (og dette innlegget) var nyttig. Legg gjerne igjen en kommentar med dine erfaringer fra enten OmniFocus eller andre gjøremålsprogrammer.

Dette innlegget har 7 kommentarer. Gjerne bidra :-)

Til nå i denne tipsserien om effektivitet har vi sett på effektiv håndtering av e-post, prinsippet just do it og nytteverdien av å lage seg en årsplan.

«Just do it» er et godt motto å leve etter, men det bringer deg bare et stykke på veien mot å få ting gjort. Du må også få oversikt over alt du har å gjøre, planlegge riktig slik at du gjør det du skal til enhver tid, og ha et system for å fange opp tanker, idéer og kommende gjøremål. Det er vanskelig å skrive et godt, universelt blogginnlegg om hvordan en kan få ting gjort, fordi det er så mange angrepsmåter til problematikken på, og det fins mange mulige løsninger.

I dette innlegget skal vi se litt nærmere på en konkret metode for å få ting gjort. GTD står for getting things done og ble funnet opp av David Allen, som også har skrevet bok om metoden. Jeg har lest halve boka. Du trenger derimot ikke å lese boka for å bruke metoden. Kanskje dette blogginnlegget gir deg en kick-start?

Selv bruker jeg GTD-metoden som basis i hvordan jeg organiserer min hverdag og får ting gjort effektivt, men jeg følger ikke GTD slavisk. Jeg kjenner til mange andre som gjør det samme – tar utgangspunkt i GTD og gjør egne tilpasninger der det er behov for det.

Det er utviklet mange metoder for å håndtere sine gjøremål. Jeg viser nå en kort oppsummering av GTD-metodikken, noe jeg skrev om på min private blogg i 2007 (så jeg kopierer inn en redigert utgave av teksten derfra siden metodikken ikke har endret seg siden da):

• Definer innbokser, for eksempel en innboks for e-post, en for papirark på jobben, og en for private ark hjemme. Alt som mottas av informasjon skal inn i innboksen.
• Innboksene skal med jevne mellomrom være tom.
• Når du behandler innboksen, så start på toppen, jobb nedover, og ikke slutt før du er ferdig! For hvert element du bearbeider i innboksene dine, skal du spørre deg: Hva er dette? Kan jeg gjøre noe med det?
• Hvis nei (at du ikke kan gjøre noe med dette) skal du enten:
• slette det
• markere det for mulig oppfølging en eller annen gang (altså en kanskje-liste eller kanskje-mappe)
• lagre det i et arkiv (typisk mappe i e-postsystemet ditt, mappe på datamaskinen din eller fysisk mappe)
• Hvis ja (du kan gjøre noe med dette – «action»), så gjør ett av følgende:
• Hvis det er en større sak (flere deloppgaver), så lag et prosjekt av dette, eller legg oppgaven til i et eksisterende prosjekt.
• Hvis oppgaven kan løses på mindre enn 2 minutter, så gjør det med en gang
• Deleger oppgaven til andre, hvis mulig, og legg i en mappe «vent» i fall du må følge opp når oppgaven er løst av den andre parten.
• Utsett til et spesielt tidspunkt (legg i kalenderen) eller legg i en ASAP-todo-liste (gjøremål som skal gjøres så fort som mulig) som du jevnlig går igjennom når du har ledig tid og trenger «noe å gjøre».
• Prosjekter er som nevnt over, litt større grupper av oppgaver. Det er viktig å behandle også prosjektene med jevne mellomrom. Behandlingen blir på samme måte som over: Gjør umiddelbart hvis mindre enn 2 minutter, deleger til andre, eller legg i en ASAP-todo-liste eller i kalenderen.

Det er mye mer som kan sies om GTD, men vi trenger ikke gå så dypt inn i materien for å gjøre det nyttig. Det du må merke deg fra dette innlegget, er at GTD er en arbeidsmetodikk som du må anvende på all din innkommende informasjon. Hvordan dette kan gjøres i praksis, på en rask og effektiv måte, blir tema for neste blogginnlegg. Da tar vi nemlig opp «gjøremålslisten». Da får du også se arbeid i henhold til GTD-metoden demonstrert i praksis i form av video.

Kan metoden være nyttig for deg? Jeg tror det. Se på figuren, forstå dataflyten i den, relater til hva du gjør med ting og du er i gang. Du kommer mye lengre med en digital gjøremålsliste, og noen teknikker for å håndtere dens innhold. Som sagt – mye mer neste gang! Har du innspill, så legg for all del igjen en kommentar.

Videre lesing:

• En nordmann som har svart belte i GTD, er Morten Røvik. Han har mange gode artikler om GTD på sin webside.
• Les om webinaret vi arrangerte om GTD for et års tid siden.
• Et søk etter GTD på Google avslører en god del millioner treff, blant annet en kort men god intro på Merlin Mann sin webside 43 folders.
• Bloggen AsianEfficiency anbefales også som en ressurs med veldig mange konkrete og varierte eksempler.

Dette innlegget har 5 kommentarer. Gjerne bidra :-)

Tirsdag 30.august 2011 arrangerte Høgskolen i Sør-Trøndelag og Universitetet i Nordland et webinar hvor GTD-guruene Morten P. Røvik og Thomas Moen fortalte om GTD-metodikken. Webinaret ble annonsert noen dager i forkant, blant annet på itfag-bloggen, UiN-bloggen og Twitter. Det var ca 120 påmeldte (via påmeldingsskjema) og lenken ble i tillegg spredd på Twitter rett før webinaret. Ca 115 deltok på webinaret. I dette blogginnlegget får du en oppsummering basert på egne observasjoner og tilbakemeldinger fra deltakerne (vi delte ut et spørreskjema på slutten som 59 personer fylte ut). I tillegg kan du se opptak av webinaret (se nederst i innlegget).

Her er et utdrag av tilbakemeldinger vi fikk, med tilhørende refleksjoner og diskusjon. Hensikten er å dele erfaringer med hvordan en kan lykkes enda bedre med webinar som form. Legg gjerne igjen en kommentar dersom du har innspill.

Veldig bra [innholdsmessig], spesielt at det var såpass interaktivt

REFLEKSJON: Det kom mange tilbakemeldinger ala denne på det innholdsmessige. Temaet GTD fenger tydeligvis, og foredragsholderne er kapasiteter på feltet og dyktige formidlere. Det var interessant å se aktivitetsnivået underveis. Dette skyldtes at foredragsholderne var flinke til å be om tilbakemeldinger i form av «Raise hand»-funksjonaliteten. I tillegg hadde vi tenkt i gjennom i forkant hvilke undersøkelser (polls) vi skulle kjøre underveis, og kunne lett aktivere disse ved behov uten å bruke unødvendig tid på det. Chatten ble flittig brukt og bidro til å gjøre webinaret mer interaktivt enn et tradisjonelt foredrag. Adobe Connect har flott verktøystøtte for interaktivitet, kommunikasjon og samhandling, og det er mulig å gjøre slike webinarer enda mer interaktive om en ønsker det.

Kanskje en ide å skru av chat når noen prater, litt lett å ta fokus. Det blir forstyrrende å ha chaten åpen når det ikke åpnes for direkte spørsmål. Blir som om folk sitter og småprater under forelesning.

REFLEKSJON: Chat kan ikke (så vidt jeg vet) skjules av hver deltaker. Det er en avveining om verten skal skru av chatten i perioder for å gi fokus på foredraget, kontra å la de som vil chatte, gjøre det. Deltakerne kan velge å vise presentasjonsvinduet i fullskjerm, og da unngår de «støy» fra chatten. Det blir da ekstra viktig for foredragsholder å tenke over dette. Dersom noe skal skje utenom presentasjonsvinduet, er det viktig å si tydelig fra om det muntlig slik at de med fullskjermvisning kan gå ut av fullskjermvisning og delta når det kreves. I enkelte perioder kan det være nødvendig eller pedagogisk lurt å deaktivere chatten.

Chatten var elendig. Enkelte av bokstavene jeg skrev falt bort! Når mange skriver samtidig blir det plutselig en haug av spam (pga lagg antageligvis).

REFLEKSJON: Tror ikke alle opplevde chatten som dårlig, men verdt å ta med seg slike tilbakemeldinger likevel. Jeg så flere ganger at noen prøvde å skrive, uten at teksten dukket opp. Kan det være en bug i Adobe Connect?

Litt lang introduksjon, småprat

REFLEKSJON: Vi kunne delt ut mer informasjon ut på forhånd. Burde kanskje lage en liten veileder eller vise til Magnus Nohr sine filmer. En annen løsning er å opplyse om virkemåten når det er behov for det i stedet for i starten. En tredje mulighet, som kanskje er best av alt, er å invitere de som ikke har deltatt før til å få et kræsj-kurs i Adobe Connect 5 minutter før webinaret starter. Det er jo også god tidsbruk i stedet for at det bare blir venting i minuttene før oppstart

Lyden var merkbart bedre på «LAN» enn «ADSL»

REFLEKSJON: Jeg skrudde ned kvaliteten i noen minutter, fra LAN til ADSL, men det falt i dårlig smak så jeg oppgraderte til LAN igjen. Det virket som at de fleste satt på en god linje. Noen sitter på dårlig linje. Spørsmålet er om en skal ofre kvaliteten slik at de med dårlig linje får en ok opplevelse mens de som har rask linje får en dårlig opplevelse, eller om en heller skal oppfordre de som har dårlig båndbredde om å oppgradere/delta fra en linje med bedre kapasitet. Det siste er nærliggende å tenke.

Slet med lyden i starten. Fikk hjelp

REFLEKSJON: Mange sliter med lyden (har det vist seg gang på gang). Det løses stort sett med kalibrering av lyden via menyen Meeting… Audio Wizard. Det er lurt å legge ut et dokument som er synlig under hele webinaret med lydhjelp/instruksjon.

Savnet mulighet for å flytte på vinduer, og endre størrelsen på dem

REFLEKSJON: Rommets design bestemmes av vertene. Det er mulig Adobe kommer med muligheten for individuell tilpasning i senere utgaver, men jeg tror ikke det er mulig per i dag (versjon 8).

Veldig bra når det er folk fra ulike deler av samfunnslivet som deltar (utdanning, næringsliv, osv.)
Fortsett gjerne med fler slike åpne webmøter! nyttig for mange i sektoren
Håper på flere slike webinarer gjennom semesteret

REFLEKSJON: Dette er motiverende å høre, og akkurat slik vi tenker på AITeL. Vi har ambisjon om å få til dette noen ganger hvert semester heretter (variere temaene). Av totalt 59 svar på evalueringen sier også de fleste at de vil ha mer:

Spørsmålene kom opp på chat i tillegg til at spm ble gjentatt av den som svarte, helt supert

REFLEKSJON: Det å snakke og fasilitere et webinar krever en del øvelse. Små ting som det at foredragsholder gjentar spørsmål fra chatten slik at alle vet hva en svarer på, er viktig, men lett å glemme. Det å holde denne type foredrag er utfordrende og spennende. Jeg har laget en smørbrødliste av ting å tenke på for min egen del.

Dette var noen av tankene jeg har gjort meg med dette webinaret. Du har kanskje andre ting som er lurt å tenke på. Jevnt over var deltakerne veldig fornøyde, se bare:

Opptak av webinaret kan du se her. Opptaket er ikke en vanlig film slik du kjenner fra for eksempel YouTube, men et speilbilde/avspilling av hva som faktisk skjedde i Adobe Connect. Dersom du ikke har installert Adobe Connect plugin fra før av, så kjør gjerne Adobe Connect-testen først. Merk at det kan ta noen sekunder (30-60) før «filmen» starter opp. Si fra om det er problemer.

Til slutt en stor takk til foredragsholderne Thomas Moen og Morten P. Røvik, og ikke minst Tom Erik Holteng som bidro i planleggingen og gjennomføringen til å gjøre webinaret vellykket.

Dette innlegget har 4 kommentarer. Gjerne bidra :-)

Har du noen gang kunnet si til deg selv:

• «Det er så travelt, men jeg vet ikke hvor jeg skal starte».
• «Jeg orker ikke ta fatt på dette nå, det er altfor tungt å komme i gang».
• «I dag har jeg ikke gjort noen fornuftige ting».

GTD står for Getting Things Done og er en metode som virker. Det handler om å ta kontroll over det du skal gjøre, få ro i sjelen og ikke minst kunne prioritere riktig. Da får du ting gjort, til riktig tid og av høyest mulig kvalitet. Morten P. Røvik er en av Norges fremste på GTD. Sammen med Thomas Moen forklarer han hva GTD er og hvordan det kan brukes i praksis. Alt skjer nettbasert, i form av et webinar som du kan delta på.

• Når: Tirsdag 30.august kl 09:30-11:00.
• Pris: Gratis.
• Arrangør: Høgskolen i Sør-Trøndelag i samarbeid med Universitetet i Nordland (ved Svend Andreas Horgen og Tom Erik Holteng).
• Sted: Adobe Connect. URL sendes til de som melder seg på.
• Påmelding: Fyll ut dette enkle påmeldingsskjemaet
• Andre blogger som omtaler webinaret: UiN

Dette er ikke bare for itfag-studenter eller studenter ved Universitetet i Nordland. Det er for alle. Du trenger ikke kjenne til GTD-metodikken fra før av.

Hvorfor? Fordi vi har et ønske om å teste ut webinar med plattformen Adobe Connect. Det brukes stadig mer i undervisning. Samtidig er det mye kunnskap utenfor skoleveggene som med fordel kan trekkes inn mot studenter, og det er mye som skjer innenfor skoleveggene som med fordel kan åpnes for andre enn studenter. Er det relevant for deg å delta på et webinar om GTD og kanskje andre ting i fremtiden?

Dette innlegget har 14 kommentarer. Gjerne bidra :-)