itfag | Teknologi. Data. Læring. Deling.

CAT | Tips og triks

feb/13

8

Ukens tips: Visual Studio-popout

Mange av våre studenter programmerer i Visual Studio i fag som Programmering i Visual Basic, C#.NET og liknende. Via Facebooksiden til itfag fikk vi et tips fra student «Jakobsen, 3NAD» som sier følgende:

Til dere som bruker VS2K10, går an å dra ut kodevinduene av parent.

Smart organisering av vindu når en skal studere - til venstre er kodevinduet fra Visual Studio mens til høyre er en leksjon fra et programmeringsfag. Klikk for stor versjon

Smart organisering av vindu når en skal studere, klikk for stor versjon

Dette synes vi var en smart løsning, og deler det derfor her (etter avtale med studenten). Visual Studio tar i utgangspunktet veldig mye plass. Det geniale med å dra kodevinduet ut av Visual Studio-miljøet, er at da kan en gjøre slik studenten har vist på bildet over, nemlig stille opp lærestoff/øvingsoppgave på en side og kodevinduet på den andre siden. Dermed kan en programmere mer effektivt selv på små skjermer.

Har du andre Visual Studio-tips, så del gjerne her!

Dette innlegget har Comments off. Gjerne bidra :-)

Av: Svend Andreas Horgen, studieleder itfag

Sentralt i dette innlegget er en video (litt nede på siden), men du bør også lese teksten for å få riktig kontekst.

«Mind as water» – har du det? For meg betyr det å ikke være stresset hele tiden for hva jeg burde ha gjort, og ikke bruke tid på å hele tiden tenke ut hva jeg skal gjøre. Akkurat nå vet jeg nøyaktig hva jeg skal gjøre i morgen og i uken som kommer. Jeg vet at alt jeg skal gjøre fremover kommer jeg til å gjøre til riktig tid, og jeg stoler på at om jeg kommer på noe nytt, så kan jeg plassere det på riktig sted i listen av det jeg skal gjøre. Jeg opplever rett og slett stadig oftere en slik følelse av «Mind as water». Det er utrolig kjekt, og av-stressende. Det skyldes først og fremst at jeg har en gjøremålsliste som jeg bruker på en god måte. Jeg har ikke lært meg dette selv, men jeg har lært av å lese hvordan en rekke andre mennesker tenker og forvalter sine gjøremål, og prøvd og feilet en del i ca 3-4 års tid. Nå er systemet på plass, og i stedet for at du må lese og prøve/feile like mye, så kan du (hvis du vil) bli inspirert av dette og andre innlegg i denne tipsserien om effektivitet.

I forrige innlegg så vi overordnet på en metodikk for effektivt arbeid kalt GTD (getting things done). For å lykkes med GTD – eller andre tilsvarende metodikker – er det både nødvendig å organisere alt du har å gjøre i ulike lister/prosjekter og jevnlig se på disse for å prioritere hva du skal gjøre. Det går an å bruke penn og papir, men du som leser dette vil trolig ha nytte av en digital gjøremålsliste. Og ikke bare det – du vil trolig ønske et program (app) for å håndtere gjøremål. Et såkalt todo-program eller gjøremålsprogram.

Etter min mening er det mest sentrale i GTD(aktige metoder) – i hvertfall i starten – å håndtere innboksen på en ordentlig måte. Fordi innboksen er stedet hvor du legger inn ting som du skal gjøre noe med før du får organisert det. Få først sving på en effektiv arbeidsflyt rundt innboksen din, så kan du senere fokusere på mer avanserte GTD-konsepter. Med innboks menes for øvrig ikke e-post-innboksen, men innboksen for dine gjøremål.

I stedet for å skrive et laaaaaaaangt innlegg med tekst, har jeg laget en video (se nedenfor) som demonstrerer hvordan jeg i praksis jobber med mine digitale gjøremål. Jeg bruker Mac, men det er prinsippene i videoen som er viktig. Detaljene i programmet jeg viser finner du trolig i en rekke andre, tilsvarende programmer for andre operativsystemer. Så jeg mener at alle kan se videoen og ha utbytte av den. 10 minutter lang fordi i stedet for å lage en kort-versjon ville jeg gå litt mer i dybden og sikre at ulike konsepter fanges opp.

Det går selvsagt an å bruke slike gjøremålslisteprogrammer uten å ha noe forhold til GTD-metoden. Om du bare har behov for en mer avansert håndtering av gjøremålslister enn det å skrive dem ned på et ark, så duger de fleste programmer til det. Det er derimot ikke slik at de fleste programmer duger til GTD. Noen sier at OmniFocus er et av de beste for de som skal jobbe hardcore etter GTD, fordi OmniFocus er utviklet spesielt med tanke på GTD-metoden. Det er likevel laget så generelt at det passer andre metoder eller egne arbeidsflyter. Hvorvidt OmniFocus er best, vil jeg ikke ta stilling til det da jeg ikke har prøvd så mange GTD-programmer. Selv om programmer som OmniFocus har en viss læringsterskel, så er det utrolig effektivt i bruk når en har lært seg dets finurligheter.

Til slutt en liten notis: Noen bruker e-postprogrammet som innboks for gjøremål. Det er greit, men ikke optimalt. Jeg har gjort det i mange år, men er glad jeg endelig er ute av den måten å jobbe på. Noen bruker kalenderprogrammet til å håndtere gjøremål. Det har jeg også gjort (i flere år), men du verden hvor lite effektivt det er om en har en viss mengde gjøremål i sekken. En kalender bør brukes til avtaler og tidsfestet aktivitet, ikke til gjøremål.

Håper budskapet i videoen (og dette innlegget) var nyttig. Legg gjerne igjen en kommentar med dine erfaringer fra enten OmniFocus eller andre gjøremålsprogrammer.

Dette innlegget har 7 kommentarer. Gjerne bidra :-)

Av: Svend Andreas Horgen

Til nå i denne tipsserien om effektivitet har vi sett på effektiv håndtering av e-post, prinsippet just do it og nytteverdien av å lage seg en årsplan.

«Just do it» er et godt motto å leve etter, men det bringer deg bare et stykke på veien mot å få ting gjort. Du må også få oversikt over alt du har å gjøre, planlegge riktig slik at du gjør det du skal til enhver tid, og ha et system for å fange opp tanker, idéer og kommende gjøremål. Det er vanskelig å skrive et godt, universelt blogginnlegg om hvordan en kan få ting gjort, fordi det er så mange angrepsmåter til problematikken på, og det fins mange mulige løsninger.

David Allen står bak GTD-metodikken


I dette innlegget skal vi se litt nærmere på en konkret metode for å få ting gjort. GTD står for getting things done og ble funnet opp av David Allen, som også har skrevet bok om metoden. Jeg har lest halve boka. Du trenger derimot ikke å lese boka for å bruke metoden. Kanskje dette blogginnlegget gir deg en kick-start?

Selv bruker jeg GTD-metoden som basis i hvordan jeg organiserer min hverdag og får ting gjort effektivt, men jeg følger ikke GTD slavisk. Jeg kjenner til mange andre som gjør det samme – tar utgangspunkt i GTD og gjør egne tilpasninger der det er behov for det.

Det er utviklet mange metoder for å håndtere sine gjøremål. Jeg viser nå en kort oppsummering av GTD-metodikken, noe jeg skrev om på min private blogg i 2007 (så jeg kopierer inn en redigert utgave av teksten derfra siden metodikken ikke har endret seg siden da):

GTD-metodikken er egentlig enkel og logisk

  • Definer innbokser, for eksempel en innboks for e-post, en for papirark på jobben, og en for private ark hjemme. Alt som mottas av informasjon skal inn i innboksen.
  • Innboksene skal med jevne mellomrom være tom.
  • Når du behandler innboksen, så start på toppen, jobb nedover, og ikke slutt før du er ferdig! For hvert element du bearbeider i innboksene dine, skal du spørre deg: Hva er dette? Kan jeg gjøre noe med det?
  • Hvis nei (at du ikke kan gjøre noe med dette) skal du enten:
    • slette det
    • markere det for mulig oppfølging en eller annen gang (altså en kanskje-liste eller kanskje-mappe)
    • lagre det i et arkiv (typisk mappe i e-postsystemet ditt, mappe på datamaskinen din eller fysisk mappe)
  • Hvis ja (du kan gjøre noe med dette – «action»), så gjør ett av følgende:
    • Hvis det er en større sak (flere deloppgaver), så lag et prosjekt av dette, eller legg oppgaven til i et eksisterende prosjekt.
    • Hvis oppgaven kan løses på mindre enn 2 minutter, så gjør det med en gang
    • Deleger oppgaven til andre, hvis mulig, og legg i en mappe «vent» i fall du må følge opp når oppgaven er løst av den andre parten.
    • Utsett til et spesielt tidspunkt (legg i kalenderen) eller legg i en ASAP-todo-liste (gjøremål som skal gjøres så fort som mulig) som du jevnlig går igjennom når du har ledig tid og trenger «noe å gjøre».
  • Prosjekter er som nevnt over, litt større grupper av oppgaver. Det er viktig å behandle også prosjektene med jevne mellomrom. Behandlingen blir på samme måte som over: Gjør umiddelbart hvis mindre enn 2 minutter, deleger til andre, eller legg i en ASAP-todo-liste eller i kalenderen.

Det er mye mer som kan sies om GTD, men vi trenger ikke gå så dypt inn i materien for å gjøre det nyttig. Det du må merke deg fra dette innlegget, er at GTD er en arbeidsmetodikk som du må anvende på all din innkommende informasjon. Hvordan dette kan gjøres i praksis, på en rask og effektiv måte, blir tema for neste blogginnlegg. Da tar vi nemlig opp «gjøremålslisten». Da får du også se arbeid i henhold til GTD-metoden demonstrert i praksis i form av video.

Kan metoden være nyttig for deg? Jeg tror det. Se på figuren, forstå dataflyten i den, relater til hva du gjør med ting og du er i gang. Du kommer mye lengre med en digital gjøremålsliste, og noen teknikker for å håndtere dens innhold. Som sagt – mye mer neste gang! Har du innspill, så legg for all del igjen en kommentar.

Videre lesing:

  • En nordmann som har svart belte i GTD, er Morten Røvik. Han har mange gode artikler om GTD på sin webside.
  • Les om webinaret vi arrangerte om GTD for et års tid siden.
  • Et søk etter GTD på Google avslører en god del millioner treff, blant annet en kort men god intro på Merlin Mann sin webside 43 folders.
  • Bloggen AsianEfficiency anbefales også som en ressurs med veldig mange konkrete og varierte eksempler.

Dette innlegget har 5 kommentarer. Gjerne bidra :-)

Av: Svend Andreas Horgen, studieleder itfag

Har du noen gang hatt nyttårsforsetter? Har du noen gang brutt dem?

Ved inngangen til et nytt år er det fornuftig å ta seg tid til å tenke gjennom hva du ønsker med deg selv og livet ditt fremover. Enten du studerer, underviser, jobber eller reiser, så vil du trolig ha mye igjen av å formulere noen mål for det nye året. Det høres kanskje klisje-aktig ut, men ved starten av et nytt år har de fleste et lite pusterom til å reflektere, og mange starter på helt nye gjøremål. Studenter skal for eksempel lære nye fag. Men i stedet for å tenke nyttårsforsetter, så anbefaler jeg å sette opp en liten årsplan. Helt uformelt, for deg selv.

En årsplan bør ikke være det samme som en gjøremålsliste. La årsplanen ha noen overordnede mål for hva du ønsker å lære deg, bli bedre i eller gjøre. Jeg har satt opp et forslag til årsplan for meg selv. For å nå hvert av målene må jeg gjennomføre en rekke konkrete gjøremål, og noen mål vil ta lang tid å oppnå. Noen mål kan være lett å kvantifisere, noen er vanskelige å fullføre, noen er veldefinerte og lett å vite når de er oppnådd. Og nettopp dette er en av de viktigste grunnene til å lage seg en årsplan: Du må jevnlig se på den og justere kursen slik at du gjør de riktige tingene for å nå målene dine. Det er mye enklere når du har skrevet dem ned. Jeg har valgt å lage min årsplan veldig enkel, som en liste med checkbokser i Evernote. Da har jeg den med meg overalt (mobil, web, datamaskin) og den er lett søkbar. Senere i denne tipsserien skal vi se hvordan store, overordnede mål kan brytes ned i mindre prosjekter og gjøremål. Jeg bruker for øvrig ikke Evernote til detaljerte gjøremål, men Evernote passer ypperlig til overordnede mål og refleksjoner.

Starten på en årsplan for 2013. En bør vurdere å også angi hva som skal skje hver måned (klikk for stor versjon)

Jeg har en rekke oppgaver i jobben som jeg ikke har tatt med her. Dette er tillegg som jeg ikke må gjøre, men ting jeg har lyst til å gjøre for å utvikle meg selv eller gjøre en ekstra innsats. Jeg ser ikke poenget i å notere ned det jeg uansett må gjøre, fordi det gjør jeg enten jeg vil eller ikke. Det som er en utfordring for mange (i hvertfall meg) er å få tid til å gjøre ting utover det jeg som minimum må gjøre. Og det er her en årsplan kan hjelpe meg til å strekke meg lenger.

Du klarer ikke å realisere alle målene med en gang. Det kan derfor være fornuftig å tidfeste noen mål til en bestemt måned, og bestemme deg for at i løpet av februar skal du ha ryddet opp i alle dine digitale bilder. GTD-metoden og systematisk jobbing i henhold til systemer og rutiner jeg har laget meg, er viktig for å jobbe effektivt. Målet «Jobb i henhold til GTD-metoden» må jeg derfor hele tiden strebe mot. Til neste år er det for håpentligvis så innarbeidet at jeg slipper å formulere det som et eget mål. Det samme gjelder regelmessig trening. Jeg har lenge tenkt at jeg skal søke opprykk fra høgskolelektor til førstelektor, men det er så utrolig lett å utsette slike ting siden det ikke er en direkte del av jobben og det er en relativt stor oppgave å skrive en slik søknad. Men nå tidfester jeg det til januar 2013, og da vil jeg prøve å bruke all ledig tid til nettopp det målet. I stedet for annet dilldall. Jeg kan lese nettaviser og surfe senere – etter at januar-målet er oppnådd. I stedet for før det er oppnådd. Det er jeg som bestemmer om jeg vil følge årsplanen min, men jeg tror det er mye lettere å følge den om man skriver den ned og jevnlig ser på den. Derfor er det også viktig å lage seg en oppføring i kalenderen eller gjøremålslisten som hver måned sier «gjennomgå gjennom årsplanen for 2013 og se hvordan du ligger an». Er du enig i at det kan være et tilstrekkelig spark til seg selv? Det handler om egenmotivasjon, om forpliktelse overfor seg selv og om å innse at du har tid til det meste bare du prioriterer riktig. Uten mål vil en lettere prioritere å sysle med tilfeldige ting, i stedet for å jobbe målrettet mot noe.

Jeg må innrømme at jeg ikke har laget årsplaner før i skriftlig form. Bare i hodet mitt, og det har ikke fungert noe særlig bra. Jeg kommer derimot til å lykkes nå i år, da jeg tror på det skriftlige og systematiske oppsettet. Etter å ha fokusert på egen effektivitet i hele 2012 er tiden nå inne for å få et overblikk, noe som David Allen kaller «The 6 horizons of focus» i henhold til GTD-metodikken (mer om GTD i neste blogginnlegg). Om du ikke enda har laget deg et system for effektiv jobbing, så gjør ikke det noe – det bør være perfekt å starte med overordnede mål og senere lære seg å jobbe med gjøremål, prosjekter, frister og liknende.

Tar du utfordringen og lager deg din egen årsplan? Det tror jeg ikke du vil angre på, enten du er student, om du jobber eller kanskje begge deler samtidig.Har du erfaring med hva som fungerer og ikke, eller forslag til andre tilnærminger, så legg gjerne igjen en kommentar!

Dette innlegget har 2 kommentarer. Gjerne bidra :-)

sep/12

24

Just do it

Av: Svend Andreas Horgen, høgskolelektor og studieleder itfag

Får du gjort alt det du skal gjøre?

De færreste klarer å huske og sortere ut ting å gjøre i hodet, og trenger å skrive ting ned. Noen skriver lister på A4-ark eller i tekstdokumentform. Mange bruker gule lapper som klistres her og der. Noen skriver opp gjøremål i kalenderen. Noen bruker e-postprogrammet som om det var en todo-manager. Ettersom vi blir stadig mer digitale, har det i de senere årene blitt populært å ta i bruk dedikert programvare for å håndtere gjøremål. Gjøremålsliste-programmer (todo-apper) er installert på mang en telefon, nettbrett og datamaskin.

Uansett hva en bruker, så er slike verktøy bare hjelpemidler for å huske på hva som skal gjøres. Ingenting skjer av seg selv. Det vi trenger i tillegg til verktøy, er metoder og strategier for å velge ut de riktige tingene til enhver tid, og noen triks/tiltak for å motivere seg selv til å få ting gjort. Jeg har brukt mye tid på å prøve ut både ulike strategier og ulike verktøy de siste årene, og har endelig funnet en kombinasjon og form som fungerer for meg. Med utgangspunkt i GTD-metoden (som jeg har justert litt på), en gjøremålsliste, andre støtteprogrammer, noen rutiner, enkle arbeidsstrategier og gjennomtenkte flyter for informasjonshåndtering, hevder jeg at jeg nå jobber og lærer mye mer effektivt enn før. I tillegg er stressnivået betraktelig redusert. I de neste tre-fire blogginnleggene skal jeg forklare dette nærmere og dypdykke ganske kraftig ned i denne materien. Har du ønske om å bli mer effektiv? Flinkere til å prioritere det som er viktigst først? Glede deg til å gjøre ting? Få kontroll på alt du skal gjøre og «ro i sjelen»? La oss i dette innlegget starte prosessen med et lite og lett, men veldig kraftig tips.

En gang jeg klagde litt og vegret meg for å ta fatt på noe jeg skulle gjøre i hagen, sa en onkel til meg:

«just do it»

Jeg grunnet en del på «just do it» de neste dagene, og begynte å si til meg selv før jeg skulle gjøre noe «just do it, Svend». Jeg fikk en aldri så liten aha-opplevelse i tiden deretter. Jeg fikk mer gjort, og jeg tenkte ofte over hvor utrolig lett ting var å gjøre.

Hvis en rett og slett bare setter i gang med noe, så blir det gjort. Hvis en utsetter det, så blir det ikke gjort. Det er så enkelt at det nesten er for trivielt å si det. Likevel må det sies, fordi mange sliter med at ting ikke blir gjort (særlig i digital sammenheng), og det kan være fordi en aldri kommer i gang. En kan selvsagt planlegge hvordan en skal gjøre ting, men dette er etter min mening en del av jobben med å gjøre det. Noen ting kan selvsagt ikke gjøres nå, kanskje fordi tiden ikke er inne eller fordi du mangler forutsetninger/ressurser for å gjøre det. La oss se bort fra det. Fordi av alt det du kan gjøre nå så har du to valg: Du kan gjøre det nå, eller du kan utsette det. Altfor ofte velger en å utsette det en burde ha gjort. Rydding. Oppvasken. Husvasken. Svare på en viktig e-post. Gjøre en øving. Lese en leksjon. Og så videre.

Det kan være fristende å utsette det du skal gjøre, men da blir det ikke gjort. Likevel utsetter de fleste ting de burde ha gjort. Hvorfor? Her er noen årsaker til at vi velger å utsette:

  • For stor oppgave: Vi har en tendens til å utsette ting fordi oppgaven kan synes å være for stor, den overvelder oss (gjerne underbevisst) og vi kommer aldri i gang. I et senere innlegg skal vi se på GTD-metoden, som blant annet handler om å gjøre store oppgaver overkommelige ved å bryte dem ned til mindre deloppgaver som hver er ganske lette å løse.
  • Vanskelig å konsentrere seg: Kanskje du ofte blir forstyrret, enten selvforskyldt eller av eksterne forhold? Kanskje du til og med underbevisst velger å utsette det du skal gjøre selv før du har rukket å bli forstyrret, fordi du antar (vet) at du kommer til å snarlig miste konsentrasjonen? Eller kanskje du er for trøtt og døsig til å ta fatt på nye ting du burde gjort? Eventuelt for lite konsentrert til å innse at det du holder på med er ferdig/godt nok, og så kommer du deg ikke videre? I et senere innlegg skal jeg ta opp noe som heter Pomodoro technique, som er en veldig konkret teknikk for å overkomme slike konsentrasjonsvansker.
  • Du mangler motivasjon: Oppgaven er kjedelig og du ser ikke noe formål med det du skal gjøre. Dette kommer jeg også nærmere inn på i de kommende blogginnleggene om Evernote og GTD-metoden.
  • Du mangler tiltakslyst: Også kalt «dørstokkmila». Jeg lærte et triks fra et blogginnlegg om 10 tips to beat procrastination (som betyr utsettelse). Det heter «the principle of momentum» og du verden hvor bra det fungerer i praksis for å klare å gjennomføre noe når du nettopp har sagt til deg selv «just do it». La meg forklare dette nærmere.

Tiltakslyst, eller mangel på tiltakslyst, er kanskje det største hinderet for å få ting gjort. For å forstå «the principle of momentum» så la oss dele det som skal gjøres inn i to steg:

  1. det første du må gjøre for å starte på oppgaven, initielt
  2. resten av oppgaven som skal til for å fullføre

Tenk over hvor enkelt det er å komme i gang med en oppgave. Hvis du for eksempel skal skrive en doktorgradsavhandling, så er det kjempelett å gjøre steg 1. Selv om avhandlingen skal bli 400 sider lang, er det fort gjort å lage et tekstdokument og lagre dette. Første steg av å male huset er kjempelett – det er bare å kjøpe maling. Lur deg selv i gang ved å anvende «just do it» på det enkle første steget, og la deretter «the momentum» ta over slik at oppgaven «drar seg selv videre». Da får du gjort det utroligste. Andre eksempler:

  • «Kle på deg joggeskoene» og du er halvveis i gang med joggeturen.
  • «Skriv ut denne ukens leksjon og klapp igjen lokket på datamaskinen» så får du roen du trenger for å lese tung teori uten distraksjoner.
  • «Åpne skriveprogrammet ditt, skriv tittelen» og du er godt i gang med å få gjort øvingsoppgaven.
  • «Grip tak i oppvaksbørsten og slå på vannet» og den skitne, uryddige oppvaskbenken blir raskt ryddet tom og ren.

Det som stadig oftere slår meg er at når jeg har gjort noe med denne tilnærmingen, så tenker jeg over at «heh, dette virket faktisk, det var jo bare å starte, og så ble resten gjort!!!». Og ofte slår det meg «dette tok det jo ikke lange tiden å gjøre».

Av og til har jeg utsatt å svare på en e-post, rydde eller liknende trivielle ting i ukesvis. Når jeg så endelig gjør det, viser det seg å ta kanskje tre, ti eller femten minutter. Det er flaut. Og dumt. For dumt. Men det skjer så altfor ofte. Ved å mentalt forplikte seg til å gjøre noe (en ting), deretter tenke «just do it» på det første steget og så la «the principle of momentum» ta over, så blir ting gjort. Enkelt og greit.

Dette gjelder spesielt for små oppgaver, ofte kjedelige og rutinemessige ting. For større og mer komplekse oppgaver kan vi også tenke «just do it» og satse på «the principle of momentum», men likevel trenger vi da ofte en mer helhetlig fremgangsmåte. Så la oss se nærmere på det. Men først i neste blogginnlegg – ellers blir det for mye på en gang. Både for deg som leser og for meg som bloggskribent!

Her er en flott video som oppsummerer: The science of procrastination in 3 minutes:

Dette innlegget har 12 kommentarer. Gjerne bidra :-)

Av: Svend Andreas Horgen, studieleder itfag og Informasjonsbehandling

Dette innlegget er en del av tipsserien om effektivitet, og tar opp god bruk av e-post. Alt er basert på egne erfaringer, men jeg har lest mye om temaet og blitt inspirert både av Merlin Mann, bloggen Asian Efficiency og norske GTD-ere som for eksempel Morten Røvik og ikke minst en jeg deler kontorfellesskap med på Klosterøya i Skien (Atle Barcley). I dette blogginnlegget introduserer jeg noe av problematikken mange møter rundt e-post. Jeg har kommet fram til en god løsning som jeg nå – etter et års tid med uttesting og finpussing – mener fungerer veldig bra og har gjort meg mye mer effektiv og fokusert. Selv om innlegget er litt langt, håper jeg du leser og får noen gode tips du kan dra nytte av.

1. Problemstilling

Her er et utdrag fra innboksen i e-postklienten min slik den ser ut den 23.august 2012. Vi skal nå se litt nærmere på innholdet i figuren nedenfor.

Utdrag fra innboksen min

Figuren illustrerer noen vanlige problemstillinger som åpenbart utgjør noen utfordringer, som utdypet nedenfor:

  • Mildrid vil at jeg skal tilsette en ny veileder. Det kan jeg ikke gjøre enda, for faget starter ikke opp før den 28.august. Denne type e-post bør gjøres på en viss dato.
  • Monica vil at jeg skal hjelpe med å endre noe på fagsiden i Bedriftsøkonomi-faget. Det kan jeg gjøre med en gang. Det tar ca 10 minutter å gjøre endringen, men det haster ikke veldig siden faget skal gå først til våren. Denne type e-post har en tendens til å bli liggende og med tid og stunder «forsvinne» i innboksen slik at den ender opp ugjort.
  • Studentum har sendt en henvendelse hvor en potensiell student vil ha mer informasjon fra oss. Det bør jeg gjøre så raskt som mulig. Det tar ca 10 minutter. Siden jeg akkurat nå har mange e-poster i innboksen, har den «forsvunnet» for meg og er ikke gjort selv om den ble mottatt for tre dager siden. Samtidig er dette veldig viktig å gjøre. Hvorfor gjorde jeg det ikke med en gang da, når dette er så viktig? Fordi jeg leste e-post sent en kveld på mobiltelefonen, og dermed ble e-posten markert som «lest» uten at jeg fikk gjort det i praksis. Dagen etter kom det veldig mange nye e-poster og så forsvant den i innboksen.
  • Jeg har laget et tankekart på iPad over innholdet i en video jeg skal lage. Dette tankekartet har jeg sendt til meg selv på e-post, slik at jeg kan bruke det når jeg er klar til å lage videoen. Det tar ca 2 timer å lage en slik video, og jeg har utsatt det flere ganger allerede siden det å lage video er energikrevende, og det er så lett å utsette slike store oppgaver.
  • Ingrid har sendt meg en e-post med informasjon som jeg kan bruke i forbindelse med en student-tilpasning. Det kan ta opptil 1 time å gjøre dette, og det har derfor blitt utsatt en stund allerede. Typisk fordi andre e-poster i innboksen er enklere å gjøre, og det kommer jo hele tiden nye e-poster så det er ikke noe problem å få utsatt denne type ting!
  • May har sendt meg to e-poster med beskjed om å logge inn i ephorte (et annet system) og behandle student-tilpasninger der. Samme som over. Dette er arbeid som tar litt tid og er mer slitsomt å gjøre enn å svare raskt på nye e-poster.

Jeg mottar også ofte informasjon fra andre som kan være nyttig å ha uten at den skal gjøres noe med. I tillegg til utfordringene som innboksen ovenfor representerer, har jeg i mange år opplevd følgende:

  • at innboksen raskt har blitt overfylt og jeg mister kontrollen på innholdet.
  • at jeg har brukt mye tid på å organisere e-post i mapper de gangene jeg tvinger meg selv til å rydde opp i innboksen (noen ganger i året).
  • at de fleste mappene har forblitt urørte, så alt arbeidet med organisering har vært bortkastet.
  • at jeg formelig talt har «levd i innboksen». Det betyr at e-postklienten ikke bare er åpen, men sjekkes til stadighet, og at nye e-poster har en tendens til å bli gjort/prosessert før andre ting. Dette ødelegger fokuset på andre (viktigere) ting og gjør at ting ikke gjøres i den beste rekkefølgen.

2. Organisering av innboksen

Det fins flere måter å organisere e-posten sin på. Noen har det som bevisst strategi å ha alle e-poster i innboksen, og da blir det fort over 10.000 e-poster i innboksen. Dette er håndterbart (sies det) fordi en bare søker etter ting en husker å ha lest når en trenger informasjonen. Andre igjen prøver å ha et begrenset, håndterlig antall e-poster (alt fra 10 til noe hundre) i innboksen. Der har du også meg de siste årene. Da må en prøve å ta unna etter beste evne. Hovedproblemet er at en del e-poster blir liggende over altfor lang tid før de blir gjort noe med. Det er ikke noe galt i noen av disse strategiene, men når e-poster ligger lagret slik i innboksen på ubestemt tid eller for evig tid, må man i praksis stadig lese gjennom innboksen sin på jakt etter ting som skal gjøres. Det er fort å «bli vant til» at ting ligger der, og rett og slett (ubevisst) starte å overse gjøremålet eller informasjonen. Viktige ting kan forsvinne for godt og bli helt bortglemt. I tillegg leser du tittelinformasjonen for en rekke e-poster om og om igjen. Det er ikke bare tidkrevende, men kognitivt slitsomt og bidrar til å ta bort fokuset fra det du heller bør gjøre.

La oss dvele litt ved ordet «innboks». Hvorfor heter det «innboks»? Når noen sender deg en e-post, eller for den saks skyld en melding i itslearning, på Twitter, Facebook eller i et annet system, så må dette lagres et sted hvor du oppdager det. Det er noe som kommer «inn» og det lagres på et fast sted (analogi til en boks). Derfor kalles det innboks. Du har også en fysisk innboks i form av postkassen din utenfor huset ditt. Og da spør jeg: Hvem lar vel all sin post fra Posten Norge ligge ute i postkassen? Hvem tenker at «jeg lar denne regningen ligge noen uker til, for betalingsfristen er jo først om tre uker og jeg har ikke penger nok på konto akkurat nå», eller «wow, en flott informasjonsbrosjyre fra brannvesenet, den lar jeg ligge i postkassen min til jeg kanskje får bruk for det en dag», eller «nei, dette brevet fra bestemor var så langt å lese at det rekker jeg ikke nå, så jeg lar det heller ligge i postkassen min til en gang jeg får tid»…

Du skjønner hvor jeg vil, og det er lett å komme på argumenter for hvorfor du faktisk fjerner den innkommende posten fra postkassen din. Men hvorfor gjør da så mange det motsatte for elektronisk post, og lar innboksen i e-postklienten bli fylt opp? Det er selvsagt forskjeller mellom en fysisk postkasse og en digital innboks. En digital innboks kan ikke bli full på samme måte som en fysisk postkasse. En digital innboks er søkbar, så det er veldig raskt å finne det du vet du har mottatt. Vanlig post er enveis, mens e-post er for mange et kommunikasjonsmedium hvor samtaler pågår begge veier. Likevel synes jeg fysisk postkasse kan være et forbilde. Du tømmer den fordi den skal bli tom, men du kaster ikke nødvendigvis innholdet. Du prosesserer det. Noe må gjøres noe med snarlig (betale regninger). Noe må arkiveres i permer eller i safen. Noe blir kanskje liggende ubehandlet et sted inne i huset, men da er det i hvertfall tatt et steg bort fra den fysiske innboksen.

Hvilken strategi bør du så bruke på e-posthåndtering (og annen tilsvarende meldingshåndtering)? Min påstand er at for å jobbe effektivt digitalt, så må du gjøre det samme med dine digitale innbokser som med postkassen utenfor huset. Den må tømmes så godt det lar seg gjøre. Ikke for å få ting gjort, men for å få ting gjort så effektivt som mulig. Du har lov å være uenig, men jeg har prøvd mye og funnet ut at ved å legge om til tom innboks og en del andre strategier, blir premissene for god utnyttelse av tiden mye bedre. Her følger en beskrivelse på hvordan jeg gjør det i praksis med begrunnelse for hvilken nytteverdi jeg opplever.

3. Noen viktige prinsipper å følge

Hvordan håndterer jeg min e-post? Jeg prøver å følge noen enkle men kraftfulle prinsipper. Det å legge om har tatt tid, og det har blitt noen turer tilbake til gamle vaner (som er vonde å vende) men nå sitter det omsider og det er jeg glad for. Prinsippene er:

  • Inbox-2-zero: På web kan du mange steder lese om strategien «Inbox to zero», for eksempel hos Merlin Mann på det anerkjente nettstedet 43folders. Det betyr å jobbe mot å ha tom innboks. Til enhver tid. Hver dag. Det klarer jeg (etter noe trening), og det er veldig kjekt. Og det er dette som er mye av nøkkelen for å lykkes med å legge om.
  • 2 om dagen: Jeg leser e-post to ganger om dagen. Målet er å få tom innboks hver gang, og så fort som overhodet mulig. Deretter lukkes e-postklienten så jeg ikke varsles av nye e-poster i tide og utide. Jeg har fått det som rutine å sjekke mail på formiddagen og på ettermiddagen. Men IKKE som det første jeg gjør på morgenen. Ved å vente til ca kl 1030 eller 11, så vil du kunne svare de som trenger svar raskt og har sendt mail på formiddagen relativt raskt. Jeg tar runde nummer to kl 1430 typisk, men en kan også tenke senere på ettermiddagen.
  • ARKIV-mappe: De e-poster jeg skal ta vare på fordi de kan være kjekke å ha, legger jeg i en mappe som heter ARKIV. Før spredde jeg e-postene i undermapper, men nå bruker jeg kun én mappe. Digital informasjon er jo søkbar, og da trenger jeg ikke å bruke tid på å kategorisere. Jeg vil heller bruke 2 minutter ekstra på å søke opp noe når jeg en sjelden gang trenger informasjon jeg vet/tror jeg har lagret, enn å bruke 15 sekunder på å kategorisere hver e-post i riktig mappe, samt en god del tid på å lage passende kategorier.
  • Ingen slettevegring: E-post som kan slettes, sletter jeg. De trengs ikke mer. Delete-tasten brukes hyppig.
  • 2-minutters-regelen: Dersom noe tar mindre enn 2 minutter å gjøre, så gjør jeg det med en gang. Da er det nemlig ferdig, og e-posten kan slettes eller arkiveres.
  • Slå av varslinger: Varsling om ny e-post som popper opp visuelt eller med lyd, er det bare å slå av med en gang. Det gir ingen mening med mindre du har behov for å overvåke innboksen så du kan svare umiddelbart. De som trenger umiddelbar respons bør heller ringe, og du kan fortelle dine viktigste medarbeidere om at de kan ringe og ikke vil nå umiddelbart frem via e-post.
  • Opprett gjøremål: Det som tar mer enn 2 minutter må gjøre, kan jeg ikke gjøre nå, fordi det bryter med prinsippene ovenfor. Det tar ikke bare for lang tid, men det er rett og slett feil prioritering å gjøre det. Slike e-poster må bort fra innboksen, fordi ellers blir ikke innboksen tom. I tillegg vil det være feil prioritering om ting som er helt ferskt ankommet vil «snike i køen». Derfor utsettes det. Noe bør selvsagt få snike i køen, men det skal ikke skje i innboksen. Jeg har funnet fram til en genial måte å gjøre dette på i praksis, og det viser jeg (med video) i neste blogginnlegg. Kort fortalt må jeg lage om e-posten til et (eller flere) aksjonerbart gjøremål i gjøremålslisten. Det er samtidig viktig å få med seg frister og omfanget på oppgaven som skal gjøres, og notere det ned i gjøremålet.

Tom innboks. Prosessen for å komme dit heter «inbox-2-zero», og kan med fordel gjøres daglig.

4. Hvordan sikre effektiv e-postkommunikasjon?

La oss se litt mer på hvordan du kan tenke omkring konkrete e-postsituasjoner, både kommunikasjon og behandling av innhold.

Effektiv behandling av e-postvarslinger: Abonnerer du på nyhetsbrev fra f.eks Computerworld, digi, it-avisen eller dinside.no/data? Det gjør jeg, men det tar fort mye (uplanlagt) tid siden slike nyhetsbrev har nyhetsingresser og lenker til web. Det er fort å bli fristet til å klikke på lenkene og lese, og vips er en i gang med både lesing og surfing av andre ting enn det en holder på med. Jeg anser for eksempel digi.no sitt nyhetsbrev som noe som tar mindre enn 2 minutter å behandle. Jeg skummer nemlig raskt gjennom og klikker på nyheter jeg vil lese, men jeg leser dem ikke. Jeg lagrer dem til fremtidig lesing med Instapaper. Det krever kun et tastetrykk i nettleseren min, og jeg klarer dermed å lese «lange» nyhetsbrev og lagre unna flere artikler for fremtidig lesing, på mindre enn 2 minutter. Du kan lese mer om håndtering av informasjon med Instapaper og RSS i et kommende blogginnlegg i denne tipsserien.

Jobb vs privat: Jobb eller skole bør skilles fra private e-poster. Det kommer an på hvor mye du får av hver type, men generelt kan en si at når du er i jobb-modus eller studiemodus så bør du ikke kunne distraheres med private ting. Jeg abonnerer på varsel på nyhetsbrev til privat-adressen min, så unngår jeg å bruke tid på prosessering av det i arbeidstiden (selv om jeg følger 2 minutters-regelen på nyhetsbrev som beskrevet i forrige kulepunkt).

Skriv lite: Jeg har tidligere hatt en tendens til å formulere litt vel lange e-poster. Det har jeg blitt mer bevisst på å unngå nå. For trenger en egentlig å formulere seg langt? Er mottakeren så blank at en må mate denne med teskje? Bryr mottakeren seg om hvorvidt du har formulert noe litt knotete? Hvis mottakeren ikke forstår alt innholdet eller ikke klarer å lese tilstrekkelig mellom linjene basert på det du har skrevet, så vil denne etterspørre mer informasjon. Derfor er det en dyd å prøve å formulere seg kort og konsist. Men selvsagt med måte.

Etter å ha brukt 30 sekunder på å formulere et svar (øverst) på denne e-posten jeg fikk (det blå nederst), så trykker jeg delete. Dermed er den ute av innboksen og jeg får svar på det jeg lurer på. Svaret mitt er kort. Jeg kunne også startet en leteaksjon i gamle e-poster og kvitteringer for å se om jeg var påmeldt.

Skriv når det trengs: Hvorfor sender du e-post til noen? Er det strengt tatt nødvendig å sende e-posten du tenker å sende? Hvis svaret er nei, så ikke send den. Hvis du kan kontakte personen på en annen måte og ikke foretrekker et skriftlig e-postsvar, så unngå e-post.

Skriv når du vil spare tid: Jeg skal gi en del studenter råd om hvilke fag de bør ta. De trenger informasjon som er skreddersydd til deres behov. Det er da en avveining hvorvidt det er best å ringe eller å ta det skriftlig. Tidsmessig trenger det ikke ta så mye tid å formulere et godt skriftlig svar, siden tekst kan gjenbrukes og det er mulig å skrive inn lenker til informasjon på web. Da oppfordrer du deg selv implisitt til å lage god informasjon på web i stedet for å skrive det inn i e-poster. Dette bør være ekstra relevant for de som forvalter informasjon og/eller får spørsmål som må besvares.

Skriv når du vil lære: Om du er student og har faglige spørsmål, så vil jeg også si at det er lurere å formulere seg skriftlig fordi da får du et skriftlig svar tilbake. Du lærer mye mer av å aktivt skrive selv enn av å spørre muntlig og kanskje gå glipp av/glemme det muntlige svaret. Hvorvidt du bør stille spørsmål via e-post, er en annen sak. Jeg oppfordrer alle studenter til å bruke diskusjonsforumet i faget til å stille faglige spørsmål. Da kan alle bidra og se diskusjonen, mens ved bruk av e-post er kommunikasjonen lukket for andre.

Del via andre fora enn e-post: Jeg har av og til idéer og ting jeg vil dele. Men er det da riktig å sende en e-post til kollegaer og andre mulig interesserte med dette? Kanskje. Men det kan være vel så nyttig å dele ting via sosiale medier som Facebook, Twitter og andre tjenester. Selv har jeg en del blogger jeg skriver på, både min private og ulike prosjektblogger. Har jeg en god idé om videoproduksjon, så skriver jeg det som blogginnlegg på snarfilm-bloggen (http://snarfilm.blogspot.com). Dette kan spres i sosiale medier, og så kan jeg eventuelt – hvis det er strengt tatt nødvendig – også sende lenken til blogginnlegget til andre på e-post. Da får jeg delt det jeg vil dele, og sjansen for å få innspill gjennom kommentarer fra andre er til stede.

Fornuftig bruk av vedlegg: I stedet for å formulere en veldig lang e-post, kan det være lurt å formulere det en skal si i et dokument som legges ved en kort e-post. Skriv på 1-2 linjer hva det dreier seg om, og henvis til vedlegget for mer informasjon. Hvorfor? Fordi folk har en tendens til å falle av når de leser lange e-poster, og tenke at «dette gidder jeg ikke lese nå, jeg kommer heller tilbake til dette senere». Og så blir det typisk bortglemt. Jeg tror det har noe med e-postklienten å gjøre. Har du lagt ved et dokument, så åpner gjerne mottakeren dette og enten leser det ferdig eller skriver det ut og leser i ro og mak senere. Det er lettere å utsette en e-post, fordi e-postene jo ligger i innboksen, mens dokumentet sier det seg selv at en må behandle der og da.

Lær deg snarveier i epostlklienten din: I min klient (Mail for Mac) trykker jeg Cmd+N for å skrive en ny e-post. Jeg trykker Cmd+Shift+D for å sende e-post (D står for deliver). Det er ikke mange sekundene en sparer fremfor å bruke mus og klikke på ikoner/menyvalg, men mange sekunder små utgjør en stor Å. Enda viktigere er at det er kognitivt mindre krevende å bruke innlærte tastekommandoer og du kan beholde fokuset på det du skal i større grad.

Svar inline: I min klient kan jeg markere tekst og så trykke på Reply-ikonet. Da vil det lages en ny e-post hvor kun den markerte teksten er med i svaret. Veldig effektivt og gir også et mer oversiktlig svar. I de tilfellene hvor avsenderen har stilt flere spørsmål eller kommer med mange ting som må besvares, så er det mer oversiktlig å svare «inline» enn å svare øverst/nederst. Se eksempel nedenfor.

Eksempel på svar fra meg hvor jeg svarer «inline» og bruker mye luft for å gjøre svaret mer oversiktlig. Innrykket og blå tekst er fra studenten, mitt svar i svart.

Bruk grupper: Definer grupper av mottakere du ofte sender til så slipper å huske adresser og skrive feil. På Mac gjøres det ved å lagre mottakere i adressebok-programmet, og lage en gruppe der. Har du en gruppe som heter «medstudenter» kan du bare skrive inn «meds» i til-feltet, og så foreslår mailprogrammet at det skal være medstudenter. Trykk enter, og alle adressene for disse personene settes inn i til-feltet.

Bruk spamfilter: Sjekk spam av og til så du ikke går glipp av mail du ønsker å få som har blitt feilaktig stoppet.

Bcc til deg selv: Send viktig e-post eller e-post med store vedlegg til deg selv som blindkopi ved å legge din adresse inn i Bcc-feltet. Da vet du at eposten ble riktig sendt. Det er i utgangspunktet unødvendig å sende Bcc til deg selv av alt du sender, men jeg vet noen som gjør det. Selv sender jeg av bare viktige ting som jeg vil arkivere. Dermed får jeg alt i ARKIV i stedet for å måtte lete etter viktige sendte e-poster i Sendt-mappen.

Velg å gruppere like e-poster: I noen e-postklienter (for eksempel den jeg bruker på Mac) kan e-post som hører sammen grupperes visuelt ved hjelp av en menyinnstilling. Det er nyttig særlig om en dialog pågår over lang tid. Grupperingen skjer også for meldinger du flytter til ARKIV, og det gir derfor ekstra mening å sende ting som Bcc til deg selv (se forrige punkt) og flytte dette til arkivmappen. Slik ivaretas og grupperes hele kommunikasjonen som er hendig hvis du har behov for å søke opp senere.

Tre e-poster om temaet «ang tilbudsbrevene» som er gruppert visuelt sammen av e-postklienten, selv om de ankom på ulike tidspunkt

Bruk Evernote som arkiv: Jeg gjør ikke dette selv, men har vurdert å gjøre dette for utvalgte, viktige e-poster. Du kan nemlig videresende en e-post til din unike evernote-adresse. Da dukker den opp som notat i Evernote. Hvorfor kan det være nyttig å flytte viktige e-poster som skal langtidslagres bort fra e-postklienten og over i Evernote? Fordi:

  • Evernote er god på søk og organisering av informasjon.
  • Du har trolig andre nyttige ting i Evernote allerede. E-posten hører kanskje mer naturlig hjemme i en Evernote-notatblokk enn i e-postarkivet ditt.
  • Når du om ti år skal søke opp noe, så er det enklere å søke i ditt ene livsarkiv enn å måtte tenke over om informasjonen kan være i e-postklienten eller i et annet program.
  • Du kan skrive ekstra notater i tillegg til e-posten som utdyper innholdet og gjør det lettere å bruke senere. Også bruk av tagging er et pluss.

Vurder å bruke regler: Jeg gjør ikke dette selv, men vet andre som har god bruk av regler som filtrerer innkommende e-post automatisk. En kan for eksempel lage en regel som flytter over alle nyhetsbrev i en temp-mappe, og så sjekke denne en gang i uken i stedet for daglig. Jeg har for øvrig tidligere en periode brukt programmet MailActOn som i korte trekk lar deg sette opp regler og tilordne hurtigtaster for å få disse reglene utført. En nyttig regel er for eksempel «Flytt til arkiv». Da kan du ved hjelp av tastaturet lynraskt flytte en melding til arkiv-mappen. Reglene kan skreddersys som du vil. Jeg antar at tilsvarende fins for Windows- og Linux-klienter.

Vurder å bruke plugins: Et populært tillegg er MailTags som gjør det mulig å registrere mer informasjon om en e-post: nøkkelord, prosjektinformasjon, forfallsdatoer og liknende. Jeg trenger derimot ikke dette selv, fordi gjøremålslisten tar seg av denne type ting. YMMV.

5. Mobiltelefonen er ikke så effektiv som du kanskje tror

I dag har veldig mange en mobiltelefon med mulighet for å lese e-post. På for eksempel iPhone vil Mail-ikonet som standard vise antall uleste e-poster, og det blir da fristende å sjekke e-posten.

Innstillinger i varslingssenteret på mobiltelefonen avgjør hvilken informasjon du får. Her er varsling av nye e-poster slått tilnærmet av. Det er lurt!

Det er veldig smart å kunne ha muligheten til å sjekke e-post via mobilen, for eksempel når du er på reise. Men det er ikke veldig tidseffektivt å bruke tid opptil flere ganger om dagen på å sjekke e-post via mobilen. Her har jeg blitt streng med meg selv den siste måneden. Jeg har rett og slett flyttet Mail-ikonet på iPhonen til skjerm nummer to. Bort fra syne. I tillegg har jeg fjernet varslingen hvor jeg ser antall uleste meldinger fra ikonet ved å gå til varslingssenter og sette 0 på «Merk programsymbol». Det er nemlig ikke interessant å vite hvor mange nye e-poster jeg har fått. Jeg vet at jeg stort sett alltid får nye e-poster, og disse behandler jeg inntil to ganger om dagen. På datamaskinen. I henhold til prinsippene skissert tidligere i dette blogginnlegget. Fordi:

  • det går raskere på datamaskinen
  • det er lettest å gjøre ting om til gjøremål på datamaskinen
  • det er mulig å svare raskt på ting som må besvares (noe som ikke er tilfelle på mobilen)

Huh, øh..!!?? tenker du kanskje. Det er jo lett å gjøre dette på mobilen. Joda, men det går raskere på datamaskinen. Dødtid du har hvor du vil bruke mobiltelefonen (for eksempel på reise) kan du derfor heller vie til andre gjøremål og app-er enn e-posthåndtering. Jeg må legge til at jeg ofte sjekker mail på jobb-reise med mobilen, men da prøver jeg å bare skumme gjennom på jakt etter ting jeg må gjøre mens jeg er på reise. Alt annet prosesserer jeg når jeg er hjemme igjen og foran datamaskinen. Det sparer jeg mye tid på.

Det er nyttig å kunne sende e-post via mobil. Jeg bruker ofte muligheten til å sende meg selv gjøremål via andre app-er eller via nettleseren på mobilen. I så måte fungerer mobilen som utboks for å sende ting til e-post-innboksen min slik at jeg i neste runde (på datamaskinen) kan håndtere dette og få det inn i gjøremålislisten. Vi skal senere også se på bruk av gjøremålsliste via mobil, men det å sende seg selv e-post med gjøremål er ofte veldig effektivt, særlig ved behandling av større informasjonsbolker.

6. Konkret eksempel: Behandling av e-posten fra Mildrid

Helt først i dette blogginnlegget kunne du se fra innboksen min at jeg fikk en e-post fra Mildrid. Den er av en type gjøremål som jeg trenger ca 5-15 minutter på å løse, men det største problemet er at jeg ikke kan gjøre det før om en uke. Derfor gjør jeg følgende:

  • Jeg sender et svar til Mildrid om at det vil ta en uke før noe skjer med denne saken (tar 1 minutt å sende et slikt svar). Dermed vet Mildrid at jeg er på saken og kan unngå å spørre meg om jeg har fått sett på det. Om du får oppgaver fra eksterne er det også kundevennlig å gjøre det på denne måten. De fleste aksepterer at de må vente en stund, bare de får vite om det først. Se figur nedenfor.
  • Jeg oppretter deretter et gjøremål i todo-listeprogrammet mitt (OmniFocus). Der skriver jeg som tittel på gjøremålet at jeg må skaffe veileder til det aktuelle faget, dato for når gjøremålet skal vises i «Due-listen» og litt annen metainformasjon. Se figur nedenfor. Originalmailen til Mildrid er limt inn i gjøremålet som notat. Dermed kan jeg gå tilbake til e-posten ved behov.
  • Jeg kan nå enten slette e-posten, eller lagre den i ARKIV i fall jeg tror jeg har bruk for den senere. Den er uansett borte fra innboksen min.

Mildrid får beskjed om at jeg er på saken, og estimert tidspunkt for svar.

E-posten fra Mildrid har ingen verdi i seg selv. Det er innholdet hennes som har verdi. Hun kunne spurt meg muntlig, men hun sendte e-post. Det jeg må gjøre er å skrive ned i min gjøremålsliste hva som skal gjøres. Og jeg må selvsagt gjøre det i praksis. God bruk av gjøremålsliste skal jeg utdype mer i et kommende blogginnlegg.

7. Oppsummering

Dette innlegget har tatt opp de tingene jeg mener er viktigst med tanke på effektiv bruk av e-post. Etter å ha innsett at jeg ikke jobbet optimalt, prøvde jeg å sette e-posthåndtering i system, og også å integrere med øvrige effektivitetssystemer. Jeg kan ikke understreke nok hvor nyttig dette har vært for min egen del, og det er derfor jeg valgte å skrive dette innlegget og også resten av tipsserien. Kort fortalt handler det om å strebe etter en tom innboks, sjekke e-post sjelden, jobbe etter noen prinsipper som sikrer effektivitet og orden hver gang du behandler e-postene dine, og å være bevisst på hvordan du bruker e-post som kommunikasjonsmedium. Er dette relevant for deg som student? Du mottar kanskje ikke så mye e-post? Nei vel, men i en jobb-situasjon vil du motta mye (MYE) e-post. Gode arbeidsvaner fra starten av er gull verdt.

Hva mener du? Appellerer en slik bruk av e-post til deg, eller har du funnet fram til andre effektive måter å jobbe med e-post på? Du har kanskje egne erfaringer – del gjerne dine tanker i kommentarfeltet. Lurer du på noe, så bare spør.

Dette innlegget har 12 kommentarer. Gjerne bidra :-)

Av: Svend Andreas Horgen, studieleder itfag og Informasjonsbehandling

Om du jobber eller studerer, så har du begrenset med tid. Utnytter du tiden din godt? 

Vi starter nå en tipsserie på denne bloggen som viser hvordan ulike verktøy og strategier kan bidra til økt effektivitet. Bli mer produktiv. Få bedre fokus når du gjør ting. Spar tid. Reduser stressnivået. Få oversikt og kontroll over informasjonen du prosesserer. Lag gode arbeidsflyter. Utnytt datamaskinens programvare bedre. Er dette ting som appellerer til deg, så er tipsserien trolig verdt å følge med på. 

Plan for innlegg i denne tipsserien (kan bli endringer underveis):

  1. Effektiv håndtering av epost
  2. Just do it
  3. Årsplan
  4. Kan GTD-metoden være nyttig for deg?
  5. Gjøremålslisten (video)
  6. Evernote (mini-tipsserie i 12 deler)
  7. GTD for studenter
  8. Dropbox
  9. God bruk av kalender og kontaktliste
  10. Pomodoro, eat that frog og clear to neutral
  11. Samarbeid med Google Docs, Office 365, Etherpad og liknende
  12. TextExpander: skriv (eller kod) supereffektivt.
  13. Launchbar: Kommandobasert tankesett integrert i grafisk operativsystem
  14. Passoradministrator: effektivt og trygt
  15. Hvorfor bør du lære deg snarveier og triks i operativsystemet du bruker
  16. Smart bruk av Excel og teksteditor
  17. Faglig læring/støttestoff via RSS
  18. Forslag til effektiv informasjonshåndteringsflyt som virker, hvor Instapaper inngår, integrasjon med RSS
  19. Faglig læring/støttestoff med podcast og videoer på en effektiv måte
  20. Skjermbilder og skjermopptak for mer effektiv visuell kommunikasjon med medstudenter og lærere
  21. Produktiv bruk av mobil. Og om å ta helt fri når du har fri
  22. Nyttig bruk av sosiale medier for læring
  23. Kanskje andre ideer dukker opp etterhvert. Har du noen supertips, så er det mulig å gjesteblogge

Det er vanskelig å gi noen entydig fasit på hvordan akkurat du kan jobbe mer effektivt digitalt. Folk lærer og jobber på ulike måter. Faglige bakgrunnskunnskaper og interesser varierer. Digitale ferdigheter spiller inn (selv om de kan øves opp). Dessuten har folk forskjellige preferanser når det kommer til nytteverktøy: alt fra nettlesere til operativsystem, programvare, app-er, Web 2.0-tjenester og sosiale medier har ulik verdi og bruksmønster fra person til person. 

Du oppfordres til å lese denne tipsserien fra to perspektiver: 

  • Tilpasning: På hvilken måte kan du bruke noe av det som tas opp slik at det blir nyttig i din situasjon? 
  • Mulighetsrommet: Kan det være at noe du gjør i dag ikke er optimalt? Er det rom for endring av dine rutiner og arbeidsmåter? 

Erfaringene som deles i denne tipsserien er personlige. Undertegnede er ingen ekspert på feltet, men har over lengre tid fokusert på å bli mer effektiv og jobbe smartere ved å investere tid i å lære programvare, lære strategier og utvikle/tilpasse gode arbeidsflyter. Du får derfor ta tipsene som det de er: tips og erfaringsdeling. Forhåpentligvis blir noe nyttig for deg. Noen eksempler tar opp og viser skjermbilder fra programmer for Mac, men skal da prøve å  skrive så generelt at essensen kommer fram og prøve å gi tips til samme type programvare på andre plattformer slik at det blir nyttig uansett hva du bruker.

Kanskje vil du finne noe i noen av innleggene som kan gjøres anderledes eller har egne erfaringer? Eller har du spørsmål? Legg gjerne igjen kommentarer. 

Spre gjerne lenken til denne tipsserien til andre. Lenken er http://bit.ly/tipsogtriks

Tanken er å få til ca et innlegg i uken. Rekkefølgen på innleggene er ikke bestemt enda. Hva vil du høre om først?

Dette innlegget har 3 kommentarer. Gjerne bidra :-)

<< Latest posts

Theme Design by devolux.nh2.me