Av: Svend Andreas Horgen, studieprogram-leder for Informasjons-behandling ved NTNU

Tidligere har jeg skrevet en del blogginnlegg med tips om effektivitet på denne bloggen. Jeg tror både studenter og ansatte (uansett virke) kan ha mye å vinne på å tenke over sin praksis, og prøve å jobbe mer effektivt. Nå skal jeg ta opp det desidert viktigste verktøy jeg har på min maskin. Enter «digital tekstekspansjon».

Har du noen gang skrevet noe, og tenkt at «dette har jeg skrevet før»? Jeg gjør det hele tiden. Både på ord-nivå, setninger, hele avsnitt og lengre tekster. Også programkode. En smart strategi er å bygge seg et repositorium (database) av ofte brukte tekstbolker (bruker heretter det engelske ordet «snippets»), og klippe/lime derfra ved behov. Et eksempel er hver gang du skal skrive inn e-postadressen din. Det tar tid å skrive fornavn.etternavn@institusjon.no, og det er fare for feil. Adressen din består trolig av tre linjer, telefonnummeret tar litt tid å skrive, og så videre. Kan dette automatiseres og effektiviseres?

Bildet er hentet fra Colourbox

Det å lage en samling av slike «snippets» i for eksempel et word-dokument, er en grei strategi. Men det er mye lurere å bruke et dedikert program for dette. Jeg har Mac, så jeg bruker TextExpander fordi det synker mellom Mac, iPad/iPhone og nylig også Windows. Det koster bittelitt, men det tjener jeg inn på kort tid og det er vel verdt noen dollars. En kan også bruke gratisvarianten om en kan leve med noen begrensninger mhp funksjonalitet.

Kort fortalt kan jeg skrive en fortkortelse som jeg selv har definert (og husker) og så ekspanderer TextExpander dette til å bli en mye lengre tekst (som jeg også har definert i forkant). Det geniale er at TextExpander fungerer uavhengig av program, så forkortelsene kan brukes i både Word, e-poster, Google Docs, OneNote, kode-editorer, nettleseren, itslearning, Facebook, …

TextExpander er det første verktøyet jeg installerer neste gang jeg får ny datamaskin. Om jeg må velge ett og bare ett program utover standard-programvare, velger jeg TextExpander (eller tilsvarende om jeg noen gang blir tvunget til å bruke Windows). Ingen programmer over, ingen ved siden. Derfor skriver jeg dette blogginnlegget, så også du kan ta del i et fantastisk verktøy og en smart tankegang som kan gjøre deg mye mer effektiv!

Det geniale, er at TextExpander nå snart kommer for Windows. Det som er enda mer genialt, er at jeg fortale om min bruk av TextExpander til Magnus Nohr ved Høgskolen i Østfold for en tid tilbake, og sa at TextExpander er det beste programmet som noen sinne er laget, og som alle burde vurdere å installere. Jeg gav ham en demo via Skype skjermdeling, og nå, 2 måneder senere, ser jeg at han ikke bare er frelst, men også har laget en video som med fordel kan spres til alle. Magnus fant nemlig ut av noe jeg ikke visste: Det fins et fullgodt alternativ for Windows, nemlig PhraseExpress. Genialt. Unn deg å se videoen han har laget som forklarer bruken av PhrasExpress, 7 minutter lang:

Dette er høyst relevant for lærere, studenter og de som ofte svarer på e-poster eller produserer tekst. For kodere. For informatikere. For ansatte som jobber med PC store deler av dagen. Egentlig alle, vil jeg påstå!

Jeg har ca 300 «snippets» på min maskin og sparer usannsynlig mye tid på alt jeg skriver, og kvaliteten øker siden jeg unngår å stave feil, unngår å miste fokus på det jeg skriver på (slipper å sjekke ting og slik miste mentalt fokus/kontekst), og så videre. I tillegg kan jeg svare mer grundig enn jeg ellers rekker å gjøre.

Her er noen eksempler på snippets som jeg bruker og synes er nyttige:

• bbg = bachelorgrad
• bbo = bacheloroppgave
• bbs = bachelorstudium
• ssa = Svend Andreas
• iiie = Institutt for informatikk og e-læring ved NTNU
• ,li = sette inn li-tag start og li-tag slutt i html-kode
• ,ul = sette inn en ul-liste med tre li-start/slutt-tagger og slutt ul
• ,a = sette inn a href, likhetstegn og «» og slutt a-tag, og flytte markøren noen hakk tilbake slik at jeg kan lime inn lenken jeg allerede har klar i utklippstavlen

Syntaksen jeg bruker, er at jeg husker «ord» som beskriver det jeg holder på med. De fleste ordene ovenfor er forkortelser, for eksempel b og g for bachelor grad (selvsagt i ett ord). Jeg bruker dobbel første bokstav, og derfor blir det bbg totalt sett. Det gjør at jeg «husker» de aller fleste forkortelsene bare ved å tenke logisk, og duplisere første bokstav. «Twitter» er småvanskelig å skrive i full fart, men med TextExpander så er det logisk at «t» skal være forkortelse, og i mitt system blir det «tt» siden jeg dobler første (og her eneste) bokstav. Med andre ord: Skal jeg skrive Twitter så skriver jeg tt. Skal jeg skrive Facebook så skriver jeg ff.

En annen ting jeg ofte trenger, er å fortelle andre om lenker. Som studieprogramleder trenger jeg å oppgi lenke til for eksempel beskrivelsen av emnene som inngår i Bachelor i Informatikk med spesialisering i Informasjonsbehandling (trodde du jeg skrev hele denne tittelen på bachelorgraden nå? Nei, jeg skrev bare «binfo» :-). Her er eksempel på lenker jeg lynraskt ekspanderer:

• hinfoo blir til http://www.ntnu.no/studier/itbainfo/studiets-oppbygging
• hinfo blir til http://www.ntnu.no/studier/itbainfo/
• hbitfag blir til http://blogg.itfag.hist.no
• hyitfag blir til http://youtube.com/itfag
• hfitfag blir til http://facebook.com/itfag
• hphp blir til https://www.ntnu.no/iie/fag/php
• … og så videre. H-en står i mitt system for «hyperreference» og ellers brukes forkortelser som gir mening for meg (hbitfag er altså hyperlenke til bloggen til itfag).

Hvis jeg skal svare en student som ønsker å få utsettelse på noe, så er «utsettelse» nøkkelordet som jeg bør lagre i TextExpander. På samme måte som med forkortelser, så dobler jeg første bokstav slik at jeg kan skrive ordet «utsettelse» uten at det ekspanderes i de sammenhenger der det er naturlig. Men i TextExpander har jeg satt opp dobbbel u først: «uutsettelse». Hver gang jeg skriver «uutsettelse», uansett om det er en i e-post, i læringsplattformen, på Facebook eller hvor som helst, så ekspanderes «uutsettelse» til dette:

Hei,
det går bra. Det viktigste er at du jobber godt med lærestoffet. Fint om du sier fra når du har levert, så retter jeg øvingen din raskere. Spør om du lurer på noe med øvingen, så hjelper jeg gjerne. Lykke til - ser fram til å se på det du har gjort!


Bildet er hentet fra Colourbox

Her er et eksempel som er hakket mer avansert. Jeg mottar av og til spørsmål fra en kursdeltaker som vil melde seg av MOOC-en vår. Alle mooc-realterte snippets bruker jeg for øvrig m som prefiks på, og «mavbryte» ekspanderes til følgende:

Hei %filltext:name=NAVN%!

Tidsklemma slår til for mange, det har vi full forståelse for. Du kan gjøre følgende for å melde deg av MOOC-en slik at du ikke mottar e-poster fra oss heretter:
1. Logg inn i Canvas på http://bit.ly/moocinnlogging
2. Velg Kurs... og IKT i læring øverst i vinduet
3. Ytterst til høyre står det "Dropp dette kurset". Klikk på den og du er avmeldt fra Canvas-kurset og får da ikke flere e-poster eller oppfølginger.

Jeg slipper å skrive teksten, jeg slipper å finne fram til riktig url, og alle får samme kvalitet på svaret. Her ser du at det står %filltext:name=NAVN%! på første linje. Dette er også en grunn til å bruke programmer som TextExpander (eller PhraseExpress). Uttrykket gjør rett og slett at jeg får en dialogboks med et tekstfelt hvor jeg kan skrive inn navn på personen som skal motta e-posten, og dette navnet settes inn på riktig sted i teksten. Genialt. Det går også an å sette inn andre dynamiske elementer, for eksempel dagens dato. Min forkortelse er «ddato».

Eksempel på hvordan jeg har definert en forkortelse for å skrive inn CSS-kode i TextExpander. Legg merke til at snippets kan organiseres i mapper, søkes opp og liknende. Klikk på bildet for stor versjon.

Folkene bak TextExpander har laget flere videoer med nyttige tips som interesserte med fordel kan se for å få idéer til god bruk av denne type programvare, og ikke minst få innsikt i avansert snippet-konstruksjon som mitt forrige eksempel viste. MERK: Videoene er nyttige også for de som vil bruke PhraseExpress eller andre systemer, ikke bare for TextExpander-brukere. Det er tankesettet som er viktigst her!

Også i forbindelse med skriving av tyngre, akademiske tekster på engelsk, er dette genialt. Det tar tid å skrive ord/setninger på engelsk, og det blir fort feil. Med TextExpander kan standard-ting i artikler skrives lett som en lek. Hovedmålet er her ikke nødvendigvis å spare noen sekunder, men heller å få hjelp til «å holde fokus». En blir fort distrahert eller mister pågående tankerekke av å måtte slå opp ord/stavemåte, lete etter formuleringer og så videre. TextExpander/PhraseExpress passer etter min mening perfekt også for FoU-arbeid (selv om det ikke er det jeg primært bruker det til).

Hva synes du? Er dette noe for deg? Vil det være relevant for en IT-student?

Dette innlegget har 8 kommentarer. Gjerne bidra :-)