itfag | Teknologi. Data. Læring. Deling.

aug/12

23

Effektiv håndtering av epost

Av: Svend Andreas Horgen, studieleder itfag og Informasjonsbehandling

Dette innlegget er en del av tipsserien om effektivitet, og tar opp god bruk av e-post. Alt er basert på egne erfaringer, men jeg har lest mye om temaet og blitt inspirert både av Merlin Mann, bloggen Asian Efficiency og norske GTD-ere som for eksempel Morten Røvik og ikke minst en jeg deler kontorfellesskap med på Klosterøya i Skien (Atle Barcley). I dette blogginnlegget introduserer jeg noe av problematikken mange møter rundt e-post. Jeg har kommet fram til en god løsning som jeg nå – etter et års tid med uttesting og finpussing – mener fungerer veldig bra og har gjort meg mye mer effektiv og fokusert. Selv om innlegget er litt langt, håper jeg du leser og får noen gode tips du kan dra nytte av.

1. Problemstilling

Her er et utdrag fra innboksen i e-postklienten min slik den ser ut den 23.august 2012. Vi skal nå se litt nærmere på innholdet i figuren nedenfor.

Utdrag fra innboksen min

Figuren illustrerer noen vanlige problemstillinger som åpenbart utgjør noen utfordringer, som utdypet nedenfor:

  • Mildrid vil at jeg skal tilsette en ny veileder. Det kan jeg ikke gjøre enda, for faget starter ikke opp før den 28.august. Denne type e-post bør gjøres på en viss dato.
  • Monica vil at jeg skal hjelpe med å endre noe på fagsiden i Bedriftsøkonomi-faget. Det kan jeg gjøre med en gang. Det tar ca 10 minutter å gjøre endringen, men det haster ikke veldig siden faget skal gå først til våren. Denne type e-post har en tendens til å bli liggende og med tid og stunder «forsvinne» i innboksen slik at den ender opp ugjort.
  • Studentum har sendt en henvendelse hvor en potensiell student vil ha mer informasjon fra oss. Det bør jeg gjøre så raskt som mulig. Det tar ca 10 minutter. Siden jeg akkurat nå har mange e-poster i innboksen, har den «forsvunnet» for meg og er ikke gjort selv om den ble mottatt for tre dager siden. Samtidig er dette veldig viktig å gjøre. Hvorfor gjorde jeg det ikke med en gang da, når dette er så viktig? Fordi jeg leste e-post sent en kveld på mobiltelefonen, og dermed ble e-posten markert som «lest» uten at jeg fikk gjort det i praksis. Dagen etter kom det veldig mange nye e-poster og så forsvant den i innboksen.
  • Jeg har laget et tankekart på iPad over innholdet i en video jeg skal lage. Dette tankekartet har jeg sendt til meg selv på e-post, slik at jeg kan bruke det når jeg er klar til å lage videoen. Det tar ca 2 timer å lage en slik video, og jeg har utsatt det flere ganger allerede siden det å lage video er energikrevende, og det er så lett å utsette slike store oppgaver.
  • Ingrid har sendt meg en e-post med informasjon som jeg kan bruke i forbindelse med en student-tilpasning. Det kan ta opptil 1 time å gjøre dette, og det har derfor blitt utsatt en stund allerede. Typisk fordi andre e-poster i innboksen er enklere å gjøre, og det kommer jo hele tiden nye e-poster så det er ikke noe problem å få utsatt denne type ting!
  • May har sendt meg to e-poster med beskjed om å logge inn i ephorte (et annet system) og behandle student-tilpasninger der. Samme som over. Dette er arbeid som tar litt tid og er mer slitsomt å gjøre enn å svare raskt på nye e-poster.

Jeg mottar også ofte informasjon fra andre som kan være nyttig å ha uten at den skal gjøres noe med. I tillegg til utfordringene som innboksen ovenfor representerer, har jeg i mange år opplevd følgende:

  • at innboksen raskt har blitt overfylt og jeg mister kontrollen på innholdet.
  • at jeg har brukt mye tid på å organisere e-post i mapper de gangene jeg tvinger meg selv til å rydde opp i innboksen (noen ganger i året).
  • at de fleste mappene har forblitt urørte, så alt arbeidet med organisering har vært bortkastet.
  • at jeg formelig talt har «levd i innboksen». Det betyr at e-postklienten ikke bare er åpen, men sjekkes til stadighet, og at nye e-poster har en tendens til å bli gjort/prosessert før andre ting. Dette ødelegger fokuset på andre (viktigere) ting og gjør at ting ikke gjøres i den beste rekkefølgen.

2. Organisering av innboksen

Det fins flere måter å organisere e-posten sin på. Noen har det som bevisst strategi å ha alle e-poster i innboksen, og da blir det fort over 10.000 e-poster i innboksen. Dette er håndterbart (sies det) fordi en bare søker etter ting en husker å ha lest når en trenger informasjonen. Andre igjen prøver å ha et begrenset, håndterlig antall e-poster (alt fra 10 til noe hundre) i innboksen. Der har du også meg de siste årene. Da må en prøve å ta unna etter beste evne. Hovedproblemet er at en del e-poster blir liggende over altfor lang tid før de blir gjort noe med. Det er ikke noe galt i noen av disse strategiene, men når e-poster ligger lagret slik i innboksen på ubestemt tid eller for evig tid, må man i praksis stadig lese gjennom innboksen sin på jakt etter ting som skal gjøres. Det er fort å «bli vant til» at ting ligger der, og rett og slett (ubevisst) starte å overse gjøremålet eller informasjonen. Viktige ting kan forsvinne for godt og bli helt bortglemt. I tillegg leser du tittelinformasjonen for en rekke e-poster om og om igjen. Det er ikke bare tidkrevende, men kognitivt slitsomt og bidrar til å ta bort fokuset fra det du heller bør gjøre.

La oss dvele litt ved ordet «innboks». Hvorfor heter det «innboks»? Når noen sender deg en e-post, eller for den saks skyld en melding i itslearning, på Twitter, Facebook eller i et annet system, så må dette lagres et sted hvor du oppdager det. Det er noe som kommer «inn» og det lagres på et fast sted (analogi til en boks). Derfor kalles det innboks. Du har også en fysisk innboks i form av postkassen din utenfor huset ditt. Og da spør jeg: Hvem lar vel all sin post fra Posten Norge ligge ute i postkassen? Hvem tenker at «jeg lar denne regningen ligge noen uker til, for betalingsfristen er jo først om tre uker og jeg har ikke penger nok på konto akkurat nå», eller «wow, en flott informasjonsbrosjyre fra brannvesenet, den lar jeg ligge i postkassen min til jeg kanskje får bruk for det en dag», eller «nei, dette brevet fra bestemor var så langt å lese at det rekker jeg ikke nå, så jeg lar det heller ligge i postkassen min til en gang jeg får tid»…

Du skjønner hvor jeg vil, og det er lett å komme på argumenter for hvorfor du faktisk fjerner den innkommende posten fra postkassen din. Men hvorfor gjør da så mange det motsatte for elektronisk post, og lar innboksen i e-postklienten bli fylt opp? Det er selvsagt forskjeller mellom en fysisk postkasse og en digital innboks. En digital innboks kan ikke bli full på samme måte som en fysisk postkasse. En digital innboks er søkbar, så det er veldig raskt å finne det du vet du har mottatt. Vanlig post er enveis, mens e-post er for mange et kommunikasjonsmedium hvor samtaler pågår begge veier. Likevel synes jeg fysisk postkasse kan være et forbilde. Du tømmer den fordi den skal bli tom, men du kaster ikke nødvendigvis innholdet. Du prosesserer det. Noe må gjøres noe med snarlig (betale regninger). Noe må arkiveres i permer eller i safen. Noe blir kanskje liggende ubehandlet et sted inne i huset, men da er det i hvertfall tatt et steg bort fra den fysiske innboksen.

Hvilken strategi bør du så bruke på e-posthåndtering (og annen tilsvarende meldingshåndtering)? Min påstand er at for å jobbe effektivt digitalt, så må du gjøre det samme med dine digitale innbokser som med postkassen utenfor huset. Den må tømmes så godt det lar seg gjøre. Ikke for å få ting gjort, men for å få ting gjort så effektivt som mulig. Du har lov å være uenig, men jeg har prøvd mye og funnet ut at ved å legge om til tom innboks og en del andre strategier, blir premissene for god utnyttelse av tiden mye bedre. Her følger en beskrivelse på hvordan jeg gjør det i praksis med begrunnelse for hvilken nytteverdi jeg opplever.

3. Noen viktige prinsipper å følge

Hvordan håndterer jeg min e-post? Jeg prøver å følge noen enkle men kraftfulle prinsipper. Det å legge om har tatt tid, og det har blitt noen turer tilbake til gamle vaner (som er vonde å vende) men nå sitter det omsider og det er jeg glad for. Prinsippene er:

  • Inbox-2-zero: På web kan du mange steder lese om strategien «Inbox to zero», for eksempel hos Merlin Mann på det anerkjente nettstedet 43folders. Det betyr å jobbe mot å ha tom innboks. Til enhver tid. Hver dag. Det klarer jeg (etter noe trening), og det er veldig kjekt. Og det er dette som er mye av nøkkelen for å lykkes med å legge om.
  • 2 om dagen: Jeg leser e-post to ganger om dagen. Målet er å få tom innboks hver gang, og så fort som overhodet mulig. Deretter lukkes e-postklienten så jeg ikke varsles av nye e-poster i tide og utide. Jeg har fått det som rutine å sjekke mail på formiddagen og på ettermiddagen. Men IKKE som det første jeg gjør på morgenen. Ved å vente til ca kl 1030 eller 11, så vil du kunne svare de som trenger svar raskt og har sendt mail på formiddagen relativt raskt. Jeg tar runde nummer to kl 1430 typisk, men en kan også tenke senere på ettermiddagen.
  • ARKIV-mappe: De e-poster jeg skal ta vare på fordi de kan være kjekke å ha, legger jeg i en mappe som heter ARKIV. Før spredde jeg e-postene i undermapper, men nå bruker jeg kun én mappe. Digital informasjon er jo søkbar, og da trenger jeg ikke å bruke tid på å kategorisere. Jeg vil heller bruke 2 minutter ekstra på å søke opp noe når jeg en sjelden gang trenger informasjon jeg vet/tror jeg har lagret, enn å bruke 15 sekunder på å kategorisere hver e-post i riktig mappe, samt en god del tid på å lage passende kategorier.
  • Ingen slettevegring: E-post som kan slettes, sletter jeg. De trengs ikke mer. Delete-tasten brukes hyppig.
  • 2-minutters-regelen: Dersom noe tar mindre enn 2 minutter å gjøre, så gjør jeg det med en gang. Da er det nemlig ferdig, og e-posten kan slettes eller arkiveres.
  • Slå av varslinger: Varsling om ny e-post som popper opp visuelt eller med lyd, er det bare å slå av med en gang. Det gir ingen mening med mindre du har behov for å overvåke innboksen så du kan svare umiddelbart. De som trenger umiddelbar respons bør heller ringe, og du kan fortelle dine viktigste medarbeidere om at de kan ringe og ikke vil nå umiddelbart frem via e-post.
  • Opprett gjøremål: Det som tar mer enn 2 minutter må gjøre, kan jeg ikke gjøre nå, fordi det bryter med prinsippene ovenfor. Det tar ikke bare for lang tid, men det er rett og slett feil prioritering å gjøre det. Slike e-poster må bort fra innboksen, fordi ellers blir ikke innboksen tom. I tillegg vil det være feil prioritering om ting som er helt ferskt ankommet vil «snike i køen». Derfor utsettes det. Noe bør selvsagt få snike i køen, men det skal ikke skje i innboksen. Jeg har funnet fram til en genial måte å gjøre dette på i praksis, og det viser jeg (med video) i neste blogginnlegg. Kort fortalt må jeg lage om e-posten til et (eller flere) aksjonerbart gjøremål i gjøremålslisten. Det er samtidig viktig å få med seg frister og omfanget på oppgaven som skal gjøres, og notere det ned i gjøremålet.

Tom innboks. Prosessen for å komme dit heter «inbox-2-zero», og kan med fordel gjøres daglig.

4. Hvordan sikre effektiv e-postkommunikasjon?

La oss se litt mer på hvordan du kan tenke omkring konkrete e-postsituasjoner, både kommunikasjon og behandling av innhold.

Effektiv behandling av e-postvarslinger: Abonnerer du på nyhetsbrev fra f.eks Computerworld, digi, it-avisen eller dinside.no/data? Det gjør jeg, men det tar fort mye (uplanlagt) tid siden slike nyhetsbrev har nyhetsingresser og lenker til web. Det er fort å bli fristet til å klikke på lenkene og lese, og vips er en i gang med både lesing og surfing av andre ting enn det en holder på med. Jeg anser for eksempel digi.no sitt nyhetsbrev som noe som tar mindre enn 2 minutter å behandle. Jeg skummer nemlig raskt gjennom og klikker på nyheter jeg vil lese, men jeg leser dem ikke. Jeg lagrer dem til fremtidig lesing med Instapaper. Det krever kun et tastetrykk i nettleseren min, og jeg klarer dermed å lese «lange» nyhetsbrev og lagre unna flere artikler for fremtidig lesing, på mindre enn 2 minutter. Du kan lese mer om håndtering av informasjon med Instapaper og RSS i et kommende blogginnlegg i denne tipsserien.

Jobb vs privat: Jobb eller skole bør skilles fra private e-poster. Det kommer an på hvor mye du får av hver type, men generelt kan en si at når du er i jobb-modus eller studiemodus så bør du ikke kunne distraheres med private ting. Jeg abonnerer på varsel på nyhetsbrev til privat-adressen min, så unngår jeg å bruke tid på prosessering av det i arbeidstiden (selv om jeg følger 2 minutters-regelen på nyhetsbrev som beskrevet i forrige kulepunkt).

Skriv lite: Jeg har tidligere hatt en tendens til å formulere litt vel lange e-poster. Det har jeg blitt mer bevisst på å unngå nå. For trenger en egentlig å formulere seg langt? Er mottakeren så blank at en må mate denne med teskje? Bryr mottakeren seg om hvorvidt du har formulert noe litt knotete? Hvis mottakeren ikke forstår alt innholdet eller ikke klarer å lese tilstrekkelig mellom linjene basert på det du har skrevet, så vil denne etterspørre mer informasjon. Derfor er det en dyd å prøve å formulere seg kort og konsist. Men selvsagt med måte.

Etter å ha brukt 30 sekunder på å formulere et svar (øverst) på denne e-posten jeg fikk (det blå nederst), så trykker jeg delete. Dermed er den ute av innboksen og jeg får svar på det jeg lurer på. Svaret mitt er kort. Jeg kunne også startet en leteaksjon i gamle e-poster og kvitteringer for å se om jeg var påmeldt.

Skriv når det trengs: Hvorfor sender du e-post til noen? Er det strengt tatt nødvendig å sende e-posten du tenker å sende? Hvis svaret er nei, så ikke send den. Hvis du kan kontakte personen på en annen måte og ikke foretrekker et skriftlig e-postsvar, så unngå e-post.

Skriv når du vil spare tid: Jeg skal gi en del studenter råd om hvilke fag de bør ta. De trenger informasjon som er skreddersydd til deres behov. Det er da en avveining hvorvidt det er best å ringe eller å ta det skriftlig. Tidsmessig trenger det ikke ta så mye tid å formulere et godt skriftlig svar, siden tekst kan gjenbrukes og det er mulig å skrive inn lenker til informasjon på web. Da oppfordrer du deg selv implisitt til å lage god informasjon på web i stedet for å skrive det inn i e-poster. Dette bør være ekstra relevant for de som forvalter informasjon og/eller får spørsmål som må besvares.

Skriv når du vil lære: Om du er student og har faglige spørsmål, så vil jeg også si at det er lurere å formulere seg skriftlig fordi da får du et skriftlig svar tilbake. Du lærer mye mer av å aktivt skrive selv enn av å spørre muntlig og kanskje gå glipp av/glemme det muntlige svaret. Hvorvidt du bør stille spørsmål via e-post, er en annen sak. Jeg oppfordrer alle studenter til å bruke diskusjonsforumet i faget til å stille faglige spørsmål. Da kan alle bidra og se diskusjonen, mens ved bruk av e-post er kommunikasjonen lukket for andre.

Del via andre fora enn e-post: Jeg har av og til idéer og ting jeg vil dele. Men er det da riktig å sende en e-post til kollegaer og andre mulig interesserte med dette? Kanskje. Men det kan være vel så nyttig å dele ting via sosiale medier som Facebook, Twitter og andre tjenester. Selv har jeg en del blogger jeg skriver på, både min private og ulike prosjektblogger. Har jeg en god idé om videoproduksjon, så skriver jeg det som blogginnlegg på snarfilm-bloggen (http://snarfilm.blogspot.com). Dette kan spres i sosiale medier, og så kan jeg eventuelt – hvis det er strengt tatt nødvendig – også sende lenken til blogginnlegget til andre på e-post. Da får jeg delt det jeg vil dele, og sjansen for å få innspill gjennom kommentarer fra andre er til stede.

Fornuftig bruk av vedlegg: I stedet for å formulere en veldig lang e-post, kan det være lurt å formulere det en skal si i et dokument som legges ved en kort e-post. Skriv på 1-2 linjer hva det dreier seg om, og henvis til vedlegget for mer informasjon. Hvorfor? Fordi folk har en tendens til å falle av når de leser lange e-poster, og tenke at «dette gidder jeg ikke lese nå, jeg kommer heller tilbake til dette senere». Og så blir det typisk bortglemt. Jeg tror det har noe med e-postklienten å gjøre. Har du lagt ved et dokument, så åpner gjerne mottakeren dette og enten leser det ferdig eller skriver det ut og leser i ro og mak senere. Det er lettere å utsette en e-post, fordi e-postene jo ligger i innboksen, mens dokumentet sier det seg selv at en må behandle der og da.

Lær deg snarveier i epostlklienten din: I min klient (Mail for Mac) trykker jeg Cmd+N for å skrive en ny e-post. Jeg trykker Cmd+Shift+D for å sende e-post (D står for deliver). Det er ikke mange sekundene en sparer fremfor å bruke mus og klikke på ikoner/menyvalg, men mange sekunder små utgjør en stor Å. Enda viktigere er at det er kognitivt mindre krevende å bruke innlærte tastekommandoer og du kan beholde fokuset på det du skal i større grad.

Svar inline: I min klient kan jeg markere tekst og så trykke på Reply-ikonet. Da vil det lages en ny e-post hvor kun den markerte teksten er med i svaret. Veldig effektivt og gir også et mer oversiktlig svar. I de tilfellene hvor avsenderen har stilt flere spørsmål eller kommer med mange ting som må besvares, så er det mer oversiktlig å svare «inline» enn å svare øverst/nederst. Se eksempel nedenfor.

Eksempel på svar fra meg hvor jeg svarer «inline» og bruker mye luft for å gjøre svaret mer oversiktlig. Innrykket og blå tekst er fra studenten, mitt svar i svart.

Bruk grupper: Definer grupper av mottakere du ofte sender til så slipper å huske adresser og skrive feil. På Mac gjøres det ved å lagre mottakere i adressebok-programmet, og lage en gruppe der. Har du en gruppe som heter «medstudenter» kan du bare skrive inn «meds» i til-feltet, og så foreslår mailprogrammet at det skal være medstudenter. Trykk enter, og alle adressene for disse personene settes inn i til-feltet.

Bruk spamfilter: Sjekk spam av og til så du ikke går glipp av mail du ønsker å få som har blitt feilaktig stoppet.

Bcc til deg selv: Send viktig e-post eller e-post med store vedlegg til deg selv som blindkopi ved å legge din adresse inn i Bcc-feltet. Da vet du at eposten ble riktig sendt. Det er i utgangspunktet unødvendig å sende Bcc til deg selv av alt du sender, men jeg vet noen som gjør det. Selv sender jeg av bare viktige ting som jeg vil arkivere. Dermed får jeg alt i ARKIV i stedet for å måtte lete etter viktige sendte e-poster i Sendt-mappen.

Velg å gruppere like e-poster: I noen e-postklienter (for eksempel den jeg bruker på Mac) kan e-post som hører sammen grupperes visuelt ved hjelp av en menyinnstilling. Det er nyttig særlig om en dialog pågår over lang tid. Grupperingen skjer også for meldinger du flytter til ARKIV, og det gir derfor ekstra mening å sende ting som Bcc til deg selv (se forrige punkt) og flytte dette til arkivmappen. Slik ivaretas og grupperes hele kommunikasjonen som er hendig hvis du har behov for å søke opp senere.

Tre e-poster om temaet «ang tilbudsbrevene» som er gruppert visuelt sammen av e-postklienten, selv om de ankom på ulike tidspunkt

Bruk Evernote som arkiv: Jeg gjør ikke dette selv, men har vurdert å gjøre dette for utvalgte, viktige e-poster. Du kan nemlig videresende en e-post til din unike evernote-adresse. Da dukker den opp som notat i Evernote. Hvorfor kan det være nyttig å flytte viktige e-poster som skal langtidslagres bort fra e-postklienten og over i Evernote? Fordi:

  • Evernote er god på søk og organisering av informasjon.
  • Du har trolig andre nyttige ting i Evernote allerede. E-posten hører kanskje mer naturlig hjemme i en Evernote-notatblokk enn i e-postarkivet ditt.
  • Når du om ti år skal søke opp noe, så er det enklere å søke i ditt ene livsarkiv enn å måtte tenke over om informasjonen kan være i e-postklienten eller i et annet program.
  • Du kan skrive ekstra notater i tillegg til e-posten som utdyper innholdet og gjør det lettere å bruke senere. Også bruk av tagging er et pluss.

Vurder å bruke regler: Jeg gjør ikke dette selv, men vet andre som har god bruk av regler som filtrerer innkommende e-post automatisk. En kan for eksempel lage en regel som flytter over alle nyhetsbrev i en temp-mappe, og så sjekke denne en gang i uken i stedet for daglig. Jeg har for øvrig tidligere en periode brukt programmet MailActOn som i korte trekk lar deg sette opp regler og tilordne hurtigtaster for å få disse reglene utført. En nyttig regel er for eksempel «Flytt til arkiv». Da kan du ved hjelp av tastaturet lynraskt flytte en melding til arkiv-mappen. Reglene kan skreddersys som du vil. Jeg antar at tilsvarende fins for Windows- og Linux-klienter.

Vurder å bruke plugins: Et populært tillegg er MailTags som gjør det mulig å registrere mer informasjon om en e-post: nøkkelord, prosjektinformasjon, forfallsdatoer og liknende. Jeg trenger derimot ikke dette selv, fordi gjøremålslisten tar seg av denne type ting. YMMV.

5. Mobiltelefonen er ikke så effektiv som du kanskje tror

I dag har veldig mange en mobiltelefon med mulighet for å lese e-post. På for eksempel iPhone vil Mail-ikonet som standard vise antall uleste e-poster, og det blir da fristende å sjekke e-posten.

Innstillinger i varslingssenteret på mobiltelefonen avgjør hvilken informasjon du får. Her er varsling av nye e-poster slått tilnærmet av. Det er lurt!

Det er veldig smart å kunne ha muligheten til å sjekke e-post via mobilen, for eksempel når du er på reise. Men det er ikke veldig tidseffektivt å bruke tid opptil flere ganger om dagen på å sjekke e-post via mobilen. Her har jeg blitt streng med meg selv den siste måneden. Jeg har rett og slett flyttet Mail-ikonet på iPhonen til skjerm nummer to. Bort fra syne. I tillegg har jeg fjernet varslingen hvor jeg ser antall uleste meldinger fra ikonet ved å gå til varslingssenter og sette 0 på «Merk programsymbol». Det er nemlig ikke interessant å vite hvor mange nye e-poster jeg har fått. Jeg vet at jeg stort sett alltid får nye e-poster, og disse behandler jeg inntil to ganger om dagen. På datamaskinen. I henhold til prinsippene skissert tidligere i dette blogginnlegget. Fordi:

  • det går raskere på datamaskinen
  • det er lettest å gjøre ting om til gjøremål på datamaskinen
  • det er mulig å svare raskt på ting som må besvares (noe som ikke er tilfelle på mobilen)

Huh, øh..!!?? tenker du kanskje. Det er jo lett å gjøre dette på mobilen. Joda, men det går raskere på datamaskinen. Dødtid du har hvor du vil bruke mobiltelefonen (for eksempel på reise) kan du derfor heller vie til andre gjøremål og app-er enn e-posthåndtering. Jeg må legge til at jeg ofte sjekker mail på jobb-reise med mobilen, men da prøver jeg å bare skumme gjennom på jakt etter ting jeg må gjøre mens jeg er på reise. Alt annet prosesserer jeg når jeg er hjemme igjen og foran datamaskinen. Det sparer jeg mye tid på.

Det er nyttig å kunne sende e-post via mobil. Jeg bruker ofte muligheten til å sende meg selv gjøremål via andre app-er eller via nettleseren på mobilen. I så måte fungerer mobilen som utboks for å sende ting til e-post-innboksen min slik at jeg i neste runde (på datamaskinen) kan håndtere dette og få det inn i gjøremålislisten. Vi skal senere også se på bruk av gjøremålsliste via mobil, men det å sende seg selv e-post med gjøremål er ofte veldig effektivt, særlig ved behandling av større informasjonsbolker.

6. Konkret eksempel: Behandling av e-posten fra Mildrid

Helt først i dette blogginnlegget kunne du se fra innboksen min at jeg fikk en e-post fra Mildrid. Den er av en type gjøremål som jeg trenger ca 5-15 minutter på å løse, men det største problemet er at jeg ikke kan gjøre det før om en uke. Derfor gjør jeg følgende:

  • Jeg sender et svar til Mildrid om at det vil ta en uke før noe skjer med denne saken (tar 1 minutt å sende et slikt svar). Dermed vet Mildrid at jeg er på saken og kan unngå å spørre meg om jeg har fått sett på det. Om du får oppgaver fra eksterne er det også kundevennlig å gjøre det på denne måten. De fleste aksepterer at de må vente en stund, bare de får vite om det først. Se figur nedenfor.
  • Jeg oppretter deretter et gjøremål i todo-listeprogrammet mitt (OmniFocus). Der skriver jeg som tittel på gjøremålet at jeg må skaffe veileder til det aktuelle faget, dato for når gjøremålet skal vises i «Due-listen» og litt annen metainformasjon. Se figur nedenfor. Originalmailen til Mildrid er limt inn i gjøremålet som notat. Dermed kan jeg gå tilbake til e-posten ved behov.
  • Jeg kan nå enten slette e-posten, eller lagre den i ARKIV i fall jeg tror jeg har bruk for den senere. Den er uansett borte fra innboksen min.

Mildrid får beskjed om at jeg er på saken, og estimert tidspunkt for svar.

E-posten fra Mildrid har ingen verdi i seg selv. Det er innholdet hennes som har verdi. Hun kunne spurt meg muntlig, men hun sendte e-post. Det jeg må gjøre er å skrive ned i min gjøremålsliste hva som skal gjøres. Og jeg må selvsagt gjøre det i praksis. God bruk av gjøremålsliste skal jeg utdype mer i et kommende blogginnlegg.

7. Oppsummering

Dette innlegget har tatt opp de tingene jeg mener er viktigst med tanke på effektiv bruk av e-post. Etter å ha innsett at jeg ikke jobbet optimalt, prøvde jeg å sette e-posthåndtering i system, og også å integrere med øvrige effektivitetssystemer. Jeg kan ikke understreke nok hvor nyttig dette har vært for min egen del, og det er derfor jeg valgte å skrive dette innlegget og også resten av tipsserien. Kort fortalt handler det om å strebe etter en tom innboks, sjekke e-post sjelden, jobbe etter noen prinsipper som sikrer effektivitet og orden hver gang du behandler e-postene dine, og å være bevisst på hvordan du bruker e-post som kommunikasjonsmedium. Er dette relevant for deg som student? Du mottar kanskje ikke så mye e-post? Nei vel, men i en jobb-situasjon vil du motta mye (MYE) e-post. Gode arbeidsvaner fra starten av er gull verdt.

Hva mener du? Appellerer en slik bruk av e-post til deg, eller har du funnet fram til andre effektive måter å jobbe med e-post på? Du har kanskje egne erfaringer – del gjerne dine tanker i kommentarfeltet. Lurer du på noe, så bare spør.

Dette innlegget har 12 kommentarer. Gjerne bidra :-)

Skrevet av: Svend Andreas Horgen (totalt 133 blogginnlegg)

12 comments

  • Rigmor · 8. september, 2012, kl. 22:13

    Stort takk! Her er så mange gode tips som jeg skal prøve. Men det kommer nok å ta mange dager bare å omorganisere mailboksen, og så må man lære seg nye vaner -det kan ta tid. Men jeg har stor tro på denne måten å sortere mailen på.

    • Author comment by Svend Andreas Horgen · 9. september, 2012, kl. 15:05

      Jeg var i samme situasjon som deg for et par år tilbake. Jeg vegret meg for å ta i bruk et nytt system, fordi det blir så enormt mye oppryddingsarbeid i forkant. Men så fant jeg et triks på nettet. Det er nemlig VELDIG enkelt å starte med en gang og veldig lett å komme tilbake igjen om en gjør slik: Lag en mappe som heter ARKIV. La de andre mappene bestå, men ikke bruk dem. Ta alt som ligger i innboksen og legg i ARKIV. Dermed får du tom innboks. Aldri bruk de andre mappene igjen med mindre du må. Start med systemet med en gang (i en schmokk) når du bestemmer deg for å starte, og bare aksepter at gammel e-post ligger spredd i mange mapper i den gamle strukturen, samt at kanskje det var noe i innboksen (som du flyttet til ARKIV) som du kanskje skulle gjort noe med.

      Fordi: Hvis du har bruk for ultragamle ting, så finner du det i den gamle mappestrukturen din. Alt etter dagens dato (når du tar i bruk det nye systemet) som er arkivert, finner du i ARKIV. Innboksen kan du prøve å holde tom. Da er du faktisk i gang uten at det har kostet noe mer enn et par minutter å opprette ARKIV, flytte alle gamle e-poster dit og ta i bruk et nytt e-postparadigme.

      Neste interessante øvelse er å sjekke igjen om et år. Har du hatt behov for å lete etter gamle ting i de gamle mappene dine? Har du fortsatt tom innboks? Har du bruk for å finne ting du har langtidslagret i ARKIV, og i så fall: Finner du det lett eller savner du ditt gamle mappesystem? Dette vil variere fra person til person, men jeg har stilt meg det spørsmålet og faktisk funnet ut at: «nei, jeg savner ikke den gamle mappestrukturen og ja, jeg liker å ha tom innboks og ja, jeg finner ting i ARKIV når jeg virkelig trenger å gå tilbake til gamle ting»
      🙂

      Lykke til – hvis du skulle velge å ta skrittet og tenke nytt om e-posthåndteringen!

      • Rigmor · 9. september, 2012, kl. 20:31

        Takk – det var et godt råd: å begynne med en gang. Jeg grudde meg veldig for oppryddingsjobben som garantert kommer å ta mange dager…

        Jeg begynner nå! Krysser fingrene for at jeg klarer å være konsekvent.

  • Blogganalyse | eppexo · 11. september, 2012, kl. 01:48

    […] på siden. Når det er sagt, fant jeg personlig mange nyttige innlegg der, spesielt det om “Effektiv håndtering av epost“. Slike tips og triks innlegg vil nok generere mere trafikk/kommentarer, men så spørs det […]

  • Gaute · 11. september, 2012, kl. 16:05

    Takk for gode tips!

    E-post er eit nødvendig «onde» som beslaglegg mange arbeidstimar i bedrifter kvar dag. Ei edrueleg og fornuftig rutine for e-posthandsaming er løysinga, inntil vi ein vakker dag kan droppe e-post til fordel for kun direktemeldingar… 🙂

    Min tidlegare kollega hadde som hovedregel å halde innboksen sin tom når han gjekk frå arbeid på ettermiddagen. Dette ved å besvare, behandle og arkivere all e-post i innboksen kvar dag. Eg har freista å arbeide på same måten. Det er mykje trivlegare å setje seg ned foran innboksen når gamal historikk og gårdagens e-post er «ute av systemet».

    • Author comment by Svend Andreas Horgen · 11. september, 2012, kl. 17:09

      Enig med deg i dette med historikk. Bra sagt!

  • Kan GTD-metoden være nyttig for deg? · itfag · 21. januar, 2013, kl. 14:54

    […] nå i denne tipsserien om effektivitet har vi sett på effektiv håndtering av e-post, prinsippet just do it og nytteverdien av å lage seg en […]

  • Inge · 23. desember, 2013, kl. 12:56

    Takk for veldig mange gode tips.

    Jeg har selv fulgt tilsvarende prinsipper. Nøkkelen ligger i å bestemme seg med en gang hva mans skal gjøre med en mail. Nirvana er å kun lese eposten èn gang, og deretter ta action: do, delete or plan.

    Franklin Covey (bak 7 habits of highly effective people) har mange gode tanker rundt dette.

    Det er derimot fort gjort å skli ut.. Man må ta seg i nakken hver dag. Etter hvert ser man fordelene..

    • Author comment by Svend Andreas Horgen · 23. desember, 2013, kl. 15:09

      Det du sier om «touch your email only once» er et utrolig godt poeng. Lett å gå i felle med alle dingser. Vi har mobiler og nettbrett lett tilgjengelig, og dermed er det lett å bare sjekke e-post i full fart, men ikke rekke å behandle ferdig. Det er ineffektivt. Jeg prøvde en periode å flytte e-postappen til siste skjerm (på iPhone) for å ikke fristes til å sjekke e-post, men den fant likevel fort veien tilbake. Det handler om vane, eller kanskje heller uvane. Samtidig er det jo hendig å kunne svare på noe via mobil, men da bør en huske å slette/fjerne. Takker for øvrig for boktipset – skal leses snart. Jeg har allerede 7 habits of highly effective people i bokhylla, men har ikke rukket å lese den enda. Kanskje fordi jeg bruker for mye tid til å sjekke e-post 🙂

  • Claudette Cushing · 13. april, 2015, kl. 23:00

    I am regular visitor, how are you everybody? This post posted at this website is truly nice.

  • imgur · 12. oktober, 2015, kl. 15:32

    Enterprises having a large website with a lot of traffic influx will require the reseller hosting package.
    The web design on a web hosting providers website is a quick and easy
    indication of the quality of the provider. These connections
    and resource sharing can even be made across different operating
    systems such as Unix, Linux and Microsoft Windows.

  • Kathy Reich · 11. juni, 2016, kl. 11:13

    Hi there, wanted to point out, I loved this article. It turned out helpful. Carry on writing!

<<

>>

Theme Design by devolux.nh2.me